Gastmeldung Buchungsdaten: Pflichtfelder und Fristen

Das Wichtigste auf einen Blick

Bei „Gastmeldung Buchungsdaten“ geht es um die Pflichtfelder des Meldescheins nach §§ 29 und 30 BMG, die Fristen für Aufbewahrung und Löschung, die elektronische Meldung und kommunale Ergänzungen.

Pflichtfelder nach dem Bundesmeldegesetz

§ 29 BMG regelt die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz ist der Meldeschein für deutsche Gäste zum 1. Januar 2025 entfallen. Für Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit bleibt er Pflicht.

Nach § 29 BMG unterschreiben ausländische Gäste am Tag der Ankunft einen Meldeschein mit sieben Angaben: Vor- und Familienname, Geburtsdatum, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Tag der Ankunft, Tag der voraussichtlichen Abreise und die Seriennummer eines anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers. Hinzu kommt die Zahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit.

Den abschließenden Katalog dieser Meldeinhalte und die Fristen enthält § 30 BMG. Der Meldeschein darf danach ausschließlich diese Daten enthalten. Der Gastgeber vergleicht die Angaben mit dem Ausweisdokument und vermerkt Abweichungen oder ein fehlendes Dokument auf dem Meldeschein. Das Bundesmeldegesetz ist Bundesrecht, die Pflichten gelten in allen Ländern. Ob für Fremdenverkehrs- und Kurbeiträge weitere Daten auf dem Meldeschein erhoben werden dürfen, bestimmt das Landesrecht.

Mitreisende ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder werden auf dem Meldeschein nur der Zahl nach angegeben. Bei Reisegesellschaften von mehr als zehn Personen unterschreibt nur der Reiseleiter und gibt die Anzahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit an.

Wer die Felder im System hinterlegt, ordnet jedem Feld eine Grundlage zu: Gesetz, Satzung oder Marketing. Ändert sich eine Vorgabe, lässt sich die Feldliste gezielt anpassen, statt die Buchungsmaske neu zu bauen.

Beispielszenario: zwei Gäste aus Österreich

Die Liste ist ein eigenes Beispiel, keine gesetzliche Vorgabe. Angenommen werden zwei erwachsene Gäste mit österreichischer Staatsangehörigkeit, Anreise am 14. August 2026, Abreise am 18. August 2026, also vier Nächte.

Namen, Geburtsdaten, Anschriften und Passnummern bleiben im Beispiel bewusst leer. Im Betrieb stammen sie aus dem Meldeschein oder dem elektronischen Verfahren und werden mit dem Ausweisdokument abgeglichen. Reisen die beiden als Ehepaar, genügt für den zweiten Gast die Angabe der Zahl.

Buchen mehrere Personen unter einem Vorgang, muss das System die Daten je Gast speichern. Sonst fehlt die Passnummer für einzelne Reisende, und der Meldeschein bleibt unvollständig.

Die Spalte Grundlage zeigt, welche Stelle das Feld verlangt. Entfällt eine Satzungsregel, kann das Feld aus der Maske verschwinden, ohne die Meldepflicht zu verletzen.

Elektronische Meldung und Aufbewahrungsfristen

Statt des handschriftlich unterschriebenen Meldescheins erlaubt § 29 Abs. 5 BMG ein elektronisches Verfahren, wenn der Gast zustimmt. Die Daten aus § 30 Abs. 2 BMG werden elektronisch erhoben, und der Gast bestätigt ihre Richtigkeit und Vollständigkeit am Tag der Ankunft auf einem von drei Wegen:

Für das Buchungssystem heißt das: Bei der Kartenvariante wird die Zuordnungsnummer des Zahlungsmittels zusammen mit den Meldedaten gespeichert. Betreiber von Beherbergungsstätten und Anbieter elektronischer Meldeverfahren können beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik die Zulassung weiterer Verfahren zur Erprobung beantragen, für höchstens fünf Jahre und mit vergleichbarem Sicherheitsniveau.

Bei den Fristen unterscheidet das Gesetz nicht zwischen Papier und Datei. Ausgefüllte Meldescheine sind vom Tag der Abreise an ein Jahr aufzubewahren und innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten. Für elektronisch erhobene Daten gelten dieselben Fristen für Speicherung und Löschung. Das System braucht deshalb eine automatische Löschroutine je Gast und Abreisedatum.

Auf Verlangen der zuständigen Behörden sind elektronisch erhobene Daten maschinenlesbar zur Verfügung zu stellen. Wer elektronisch meldet, muss außerdem mit technischen und organisatorischen Maßnahmen nach den Artikeln 24, 25 und 32 der DSGVO sicherstellen, dass die Meldedaten nur im Rahmen dieser Vorschriften verarbeitet werden.

Kommunale Ergänzungen und Meldewege

Die Meldescheine stellt die örtliche Meldebehörde bereit, oft als Vordruck oder als ausfüllbares Dokument. Viele Gemeinden arbeiten mit Tourismusverbänden und Rechenzentren, die Formulare und Online-Masken bereitstellen. Klären Sie vor der Anbindung, welcher Weg in Ihrer Gemeinde gilt.

Kur- und Erholungsorte erheben einen Gästebeitrag. Die Satzung legt fest, welche Daten dafür nötig sind, dadurch werden auch inländische Gäste erfasst. Üblich sind Aufenthaltszeitraum, Personenzahl, Gastkategorie und Ermäßigungen für Kinder oder Menschen mit Schwerbehinderung.

Rechenbeispiel: vier Nächte für zwei Personen

Zwei Personen übernachten vier Nächte, der Gästebeitrag beträgt 2,50 Euro je Nacht und Person, also 20,00 Euro für den Aufenthalt. Der Beitrag ist eine Abgabe der Gemeinde und wird ohne Umsatzsteuer berechnet. Das Übernachtungsentgelt von 120,00 Euro je Nacht trägt 7 Prozent Umsatzsteuer und bleibt davon getrennt.

Schnittstellen: XMelde, Hotel-APIs und Rückkanal

XMelde ist ein XML-basiertes Format für Meldedaten. In Deutschland ist es nicht verbindlich vorgeschrieben. Welche Felder und Formate gelten, ergibt sich aus der kommunalen Satzung und den Vorgaben der Meldebehörde.

Hotel-APIs verbinden Buchungssystem, Channel Manager, Property-Management-System und Self-Check-in-Terminal. Technisch überwiegen REST- und SOAP-Webservices mit XML oder JSON. Eine brauchbare Beschreibung enthält Beispielnachrichten, Feldlisten und Fehlercodes.

Der Digitalverband Bitkom veröffentlicht in seiner Mediathek Leitfäden zu Buchungssystemen und zur Digitalisierung im Tourismus.

Der Rückkanal fehlt häufig. Kommunale Systeme müssen Tarife, Gastkategorien und Kartenformate tagesaktuell liefern, dazu Dokumente wie Meldeschein oder Gästekarte als PDF mit QR-Code und eindeutige Fehlermeldungen. Storni und verschobene Reisezeiträume gehören in Echtzeit übertragen, nicht in einen nächtlichen Sammelimport.

Dateibasierte Export-Import-Verfahren führen dagegen zu asynchronen Datenbeständen und damit zu Abrechnungsfehlern.

Manche Destinationen bündeln Gastmeldung, Beitragsverrechnung, Gästekarte und Statistikmeldung in einem System. Ein Buchungsweg, der Ankünfte und Übernachtungen ohnehin erzeugt, sollte diese Zahlen nicht per Hand in die Monatserhebung übertragen lassen.

So prüfen Sie die Anbindung

Häufige Fragen

Müssen deutsche Gäste noch einen Meldeschein ausfüllen?

Nach dem Bundesmeldegesetz nicht. In Orten mit Gästebeitrag oder Gästekarte verlangt die Satzung aber Angaben für die Registrierung, meist Aufenthaltszeitraum und Personenzahl.

Welche Felder muss das Buchungssystem zwingend liefern?

Für Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit die Angaben nach § 29 BMG. Für alle Gäste kommen die Felder hinzu, die die kommunale Satzung für Gästebeitrag und Gästekarte vorschreibt.

Wie lange dürfen Meldedaten im System bleiben?

Nach § 30 Abs. 4 BMG ein Jahr ab dem Abreisetag. Innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind Meldescheine zu vernichten und elektronisch erhobene Meldedaten zu löschen.

Ist XMelde in Deutschland vorgeschrieben?

Nein. XMelde beschreibt den Datenaustausch per XML. Ob Sie das Format einsetzen, entscheidet die Destination oder der Dienstleister, mit dem Ihre Gemeinde zusammenarbeitet.

Reicht ein nächtlicher Datenabgleich mit der Kommune?

Nein. Tarife und Kartenformate müssen tagesaktuell zurückgespielt werden, Änderungen durch Storno oder verschobene Reisezeiträume in Echtzeit. Sonst rechnet das System mit veralteten Sätzen ab.

Wo bekomme ich Formulare und Vorgaben?

Bei der Meldebehörde Ihrer Gemeinde oder beim zuständigen Tourismusverband und Rechenzentrum. Fragen Sie dort nach Vordruck, Online-Maske und technischem Ansprechpartner.