Buchungsdaten für die Gastmeldung: Felder und Schnittstellenanforderungen

Das Wichtigste auf einen Blick

Pflichtfelder nach dem Bundesmeldegesetz

§ 29 BMG regelt die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz ist der Meldeschein für deutsche Gäste zum 1. Januar 2025 entfallen. Für Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit bleibt er Pflicht.

Erhoben werden nach § 29 BMG sieben Angaben: Vor- und Familienname, Geburtsdatum, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Tag der Ankunft, Tag der Abreise und die Seriennummer eines anerkannten Passes oder Passersatzpapiers.

Ergänzende Vorgaben zu Meldeinhalten und Fristen enthält § 30 BMG. Das Bundesmeldegesetz ist Bundesrecht, die Pflichten gelten in allen Ländern. Kommunale Satzungen können weitere Daten verlangen, etwa für den Gästebeitrag.

Wer die Felder im System hinterlegt, ordnet jedem Feld eine Grundlage zu: Gesetz, Satzung oder Marketing. Ändert sich eine Vorgabe, lässt sich die Feldliste gezielt anpassen, statt die Buchungsmaske neu zu bauen.

Beispielhafte Feldliste für zwei Gäste aus Österreich

Die Liste ist ein eigenes Beispiel, keine gesetzliche Vorgabe. Angenommen werden zwei erwachsene Gäste mit österreichischer Staatsangehörigkeit, Anreise am 14. August 2026, Abreise am 18. August 2026, also vier Nächte.

Buchen mehrere Personen unter einem Vorgang, muss das System die Daten je Gast speichern. Sonst fehlt die Passnummer für einzelne Reisende, und der Meldeschein bleibt unvollständig.

Die Spalte Grundlage zeigt, welche Stelle das Feld verlangt. Entfällt eine Satzungsregel, kann das Feld aus der Maske verschwinden, ohne die Meldepflicht zu verletzen.

Vorgaben der örtlichen Meldebehörde

Die Meldescheine stellt die örtliche Meldebehörde bereit, oft als Vordruck oder als ausfüllbares Dokument. Viele Gemeinden arbeiten mit Tourismusverbänden und Rechenzentren, die Formulare und Online-Masken bereitstellen. Klären Sie vor der Anbindung, welcher Weg in Ihrer Gemeinde gilt.

Kur- und Erholungsorte erheben einen Gästebeitrag. Die Satzung legt fest, welche Daten dafür nötig sind, dadurch werden auch inländische Gäste erfasst. Üblich sind Aufenthaltszeitraum, Personenzahl, Gastkategorie und Ermäßigungen für Kinder oder Menschen mit Schwerbehinderung.

Rechenbeispiel: vier Nächte für zwei Personen

Zwei Personen übernachten vier Nächte, der Gästebeitrag beträgt 2,50 Euro je Nacht und Person, also 20,00 Euro für den Aufenthalt. Der Beitrag ist eine Abgabe der Gemeinde und wird ohne Umsatzsteuer berechnet. Das Übernachtungsentgelt von 120,00 Euro je Nacht trägt 7 Prozent Umsatzsteuer und bleibt davon getrennt.

Schnittstellen: XMelde, Hotel-APIs und Rückkanal

XMelde ist ein XML-basiertes Format für Meldedaten. In Deutschland ist es nicht verbindlich vorgeschrieben. Welche Felder und Formate gelten, ergibt sich aus der kommunalen Satzung und den Vorgaben der Meldebehörde.

Hotel-APIs verbinden Buchungssystem, Channel Manager, Property-Management-System und Self-Check-in-Terminal. Technisch überwiegen REST- und SOAP-Webservices mit XML oder JSON. Eine brauchbare Beschreibung enthält Beispielnachrichten, Feldlisten und Fehlercodes.

Der Digitalverband Bitkom veröffentlicht in seiner Mediathek Leitfäden zu Buchungssystemen und zur Digitalisierung im Tourismus.

Der Rückkanal fehlt häufig. Kommunale Systeme müssen Tarife, Gastkategorien und Kartenformate tagesaktuell liefern, dazu Dokumente wie Meldeschein oder Gästekarte als PDF mit QR-Code und eindeutige Fehlermeldungen. Storni und verschobene Reisezeiträume gehören in Echtzeit übertragen, nicht in einen nächtlichen Sammelimport.

Dateibasierte Export-Import-Verfahren führen dagegen zu asynchronen Datenbeständen und damit zu Abrechnungsfehlern.

Manche Destinationen bündeln Gastmeldung, Beitragsverrechnung, Gästekarte und Statistikmeldung in einem System. Ein Buchungsweg, der Ankünfte und Übernachtungen ohnehin erzeugt, sollte diese Zahlen nicht per Hand in die Monatserhebung übertragen lassen.

So prüfen Sie die Anbindung

Häufige Fragen

Müssen deutsche Gäste noch einen Meldeschein ausfüllen?

Nach dem Bundesmeldegesetz nicht. In Orten mit Gästebeitrag oder Gästekarte verlangt die Satzung aber Angaben für die Registrierung, meist Aufenthaltszeitraum und Personenzahl.

Welche Felder muss das Buchungssystem zwingend liefern?

Für Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit die Angaben nach § 29 BMG. Für alle Gäste kommen die Felder hinzu, die die kommunale Satzung für Gästebeitrag und Gästekarte vorschreibt.

Ist XMelde in Deutschland vorgeschrieben?

Nein. XMelde beschreibt den Datenaustausch per XML. Ob Sie das Format einsetzen, entscheidet die Destination oder der Dienstleister, mit dem Ihre Gemeinde zusammenarbeitet.

Reicht ein nächtlicher Datenabgleich mit der Kommune?

Nein. Tarife und Kartenformate müssen tagesaktuell zurückgespielt werden, Änderungen durch Storno oder verschobene Reisezeiträume in Echtzeit. Sonst rechnet das System mit veralteten Sätzen ab.

Wo bekomme ich Formulare und Vorgaben?

Bei der Meldebehörde Ihrer Gemeinde oder beim zuständigen Tourismusverband und Rechenzentrum. Fragen Sie dort nach Vordruck, Online-Maske und technischem Ansprechpartner.