Buchungswerkzeuge
Buchungssysteme für Reiseveranstalter in Deutschland und die DSGVO
Buchungssysteme für Reiseveranstalter in Deutschland: Bewotec, Peakwork, Traffics und Regiondo im Vergleich, mit Preisen, DSGVO-Pflichten und Beispielrechnung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Komplettsysteme wie Bewotec, Peakwork, Traffics, ISO Travel Solutions und Amadeus mit Traveltainment nennen keine Listenpreise.
- Öffentliche Preislisten führen vor allem Erlebnisplattformen wie Regiondo, Bokun und TrekkSoft: Monatspakete im zwei- bis niedrigen dreistelligen Eurobereich plus Buchungsgebühr.
- Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist kein Mietsystem zulässig, auch nicht mit Serverstandort in Deutschland.
- Datenschutzvorfälle sind binnen 72 Stunden zu melden, wenn ein Risiko für Betroffene besteht.
- Rechnungsdaten unterliegen sechs- bis zehnjährigen Aufbewahrungsfristen, Marketingdaten nicht.
Anbieter, Zielgruppen und Preismodelle
Der Markt teilt sich in drei Gruppen: Komplettsysteme für Katalog, Verfügbarkeit und Abrechnung, Werkzeuge für den Reisebürovertrieb und Erlebnisplattformen für einzelne Aktivitäten. Öffentliche Preise nennen nur die Erlebnisplattformen. Bewotec, Peakwork, Traffics, ISO Travel Solutions und Amadeus arbeiten mit individuellen Angeboten.
| System | Anbieter | Zielgruppe | Preislogik | DSGVO |
|---|---|---|---|---|
| myJACK, OMS | Bewotec | Reisebüros, mittlere Veranstalter | Lizenz, kein Listenpreis | AVV, Serverstandort |
| Player | Peakwork | große Veranstalter | Projektpreis plus Transaktionsanteil | AVV, Serverstandort |
| Booking Engine | Traffics | Veranstalter, Portale | Einrichtung plus Buchungsgebühr | AVV, Serverstandort |
| ISO Travel Suite | ISO Travel Solutions | mittlere und große Veranstalter | Lizenzprojekt | AVV, Serverstandort |
| Buchungsmaschinen | Amadeus, Traveltainment | Reisebürovertrieb | Vertriebsvereinbarung | AVV, Serverstandort |
| Regiondo | Regiondo, München | Führungen, Ausflüge | Monatspaket plus Buchungsgebühr | AVV, Serverstandort |
| Bokun | Bokun, Tripadvisor | kleine Aktivitätenanbieter | Gratisbasis plus Gebühr je Buchung | AVV, Serverstandort |
| TrekkSoft | TrekkSoft, Schweiz | kleine Veranstalter | Monatspaket plus Buchungsgebühr | AVV, Serverstandort |
Die Zeilen sind Größenordnungen aus öffentlichen Produktseiten, keine Angebote. Vor der Unterschrift gehören Serverstandort, Subunternehmer und Auftragsverarbeitung in eine schriftliche Zusage. Wer Reisen gewerbsmäßig vermittelt, klärt vor der Systemauswahl die Erlaubnispflicht nach § 34c GewO.
Beispielrechnung: 2.000, 4.000 und 8.000 Buchungen
Rechenbeispiel, keine Anbieterangabe. Annahmen: Reisepreis im Mittel 600 Euro, Grundgebühr 149 Euro im Monat, Buchungsgebühr 1,2 Prozent, Schnittstellen 60 Euro im Monat, Erstprüfung des Auftragsverarbeitungsvertrags 2.500 Euro einmalig. Alle Beträge netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.
Feste Kosten im ersten Jahr: 1.788 + 720 + 2.500 = 5.008 Euro.
Beispielrechnung
- 2.000Buchungen, 1,2 Mio. Euro Umsatz: 14.400 Euro Buchungsgebühr, zusammen rund 19.400 Euro.
- 4.000Buchungen, 2,4 Mio. Euro: 28.800 Euro, zusammen rund 33.800 Euro.
- 8.000Buchungen, 4,8 Mio. Euro: 57.600 Euro, zusammen rund 63.400 Euro.
Ab dem zweiten Jahr entfallen 2.500 Euro, bei 4.000 Buchungen bleiben rund 31.300 Euro. Ein reines Provisionsmodell mit 2,5 Prozent des Umsatzes kostet bei 2.000 Buchungen 30.000 Euro und bei 8.000 Buchungen 120.000 Euro.
DSGVO-Pflichten beim Einsatz eines Buchungssystems
Buchungssysteme verarbeiten Name, Anschrift, Geburtsdatum, Zahlungsdaten, teils Reisepassnummern und Gesundheitsangaben. Den Rahmen setzt die DSGVO, das Bundesdatenschutzgesetz füllt ihn national aus, etwa für Beschäftigtendaten nach § 26 BDSG.
Erheben Sie nur Felder, die für die Buchung nötig sind. Jedes Pflichtfeld braucht einen Zweck im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Bei Mietsoftware ist der Veranstalter Verantwortlicher, der Anbieter Auftragsverarbeiter. Der Vertrag regelt Weisungsrechte, Subunternehmer, Serverstandorte, Löschfristen, Sicherheitsmaßnahmen und die Pflicht, bei Vorfällen unverzüglich zu informieren. Greift der Support auf Produktivdaten zu oder laufen Daten außerhalb der EU, braucht es Ergänzungen.
Löschfristen, Betroffenenrechte und Meldungen
Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen liegen bei sechs bis zehn Jahren, Marketingdaten fallen nicht darunter. Das System muss beide Kategorien trennen und Auskunft, Berichtigung, Export und Löschung ohne Handarbeit liefern.
Vorfälle mit Risiko für Betroffene sind binnen 72 Stunden zu melden. Diese Frist hält nur, wer vom Anbieter unverzüglich informiert wird.
KI-Funktionen und Art. 22 DSGVO
Systeme schlagen Preise, Pakete und Alternativen vor. Zulässig bleibt das, solange die Logik nachvollziehbar ist und keine automatische Entscheidung mit rechtlicher Wirkung entsteht. Der DIHK-Beitrag KI im Klartext beschreibt die Pflichten bei KI-gestützten Prozessen. Ablehnungen brauchen eine menschliche Prüfung. Ein Hinweis im Buchungsformular ist Pflicht.
Welches System zu welchem Veranstaltertyp passt
Welches System passt
- Kleine Anbieter mit Gästeführungen und AusflügenErlebnisplattform mit Monatspaket, schneller Start, wenige Sonderfälle.
- Mittlere Veranstalter mit eigenem KatalogKomplettsystem mit Lizenz und offenen Schnittstellen für eigene Prozesse.
- Große Veranstalter und Dynamic PackagingProjektvertrag mit Transaktionsanteil, Testlauf mit Teilvolumen.
Checkliste vor der Vertragsunterschrift
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Subunternehmerliste und Serverstandorten
- Nachweis, dass nur begründete Pflichtfelder erhoben werden
- Auskunft, Export und Löschung je Kunde funktionieren ohne Supportanfrage
- Zwei-Faktor-Anmeldung, Rechtekonzept und Protokollierung sind aktiv
- Sicherungsschein nach § 651r BGB wird automatisch erzeugt
Häufige Fragen
Was kostet ein datenschutzkonformes Buchungssystem?
Erlebnisplattformen starten im zweistelligen Eurobereich pro Monat plus Buchungsgebühr. Komplettsysteme werden individuell kalkuliert. Nach der Beispielrechnung liegen die Kosten bei 2.000 Buchungen im ersten Jahr bei rund 19.400 Euro netto.
Dürfen Buchungsdaten in den USA verarbeitet werden?
Nur mit tragfähiger Grundlage. Standardvertragsklauseln allein genügen nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs zu Schrems II nicht, es braucht zusätzliche Schutzmaßnahmen. Die Übermittlung muss im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt sein.
Muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden?
Ab 20 Personen, die ständig mit automatisierter Verarbeitung befasst sind, ist die Bestellung Pflicht. Sie gilt auch bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Datenkategorien wie Gesundheitsangaben.
