Buchungssysteme für Reiseveranstalter im Vergleich mit Anbietern und Preisen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Veröffentlichte Einstiegspreise (Stand 2025): Regiondo nennt Monatstarife ab 39,00 Euro netto, bookingkit Monatspakete ab 49,00 Euro netto, Checkfront Tarife ab 49,00 US-Dollar pro Monat, Bokun einen kostenfreien Einstieg mit kostenpflichtigen Staffeln ab rund 49,00 US-Dollar. FareHarbor verlangt in der Standardvariante keine Monatsgebühr.
• Zwei Abrechnungslogiken dominieren: Provision pro Buchung wie bei FareHarbor und bookingkit oder Monatsgebühr mit Transaktionsanteil wie bei Regiondo, Bokun und Checkfront. Bewotec, ISO Travel Solutions und Peakwork verkaufen dagegen Lizenzen plus Dienstleistung.
• Beispielrechnung bei 120 Buchungen im Monat zu 85,00 Euro Durchschnittspreis: 6 Prozent Provision ergeben 612,00 Euro netto. 39,00 Euro Monatsgebühr plus 1,5 Prozent Transaktionsgebühr ergeben 192,00 Euro netto, jeweils zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.
• Die Einrichtung bindet bei Selbstbedienung rund 24 interne Arbeitsstunden, das sind 1.560,00 Euro bei 65,00 Euro Stundensatz. Projektanbieter rechnen zusätzlich Dienstleistungstage zwischen 800,00 und 1.500,00 Euro netto ab.
• Regiondo und bookingkit stellen 19 Prozent deutsche Umsatzsteuer in Rechnung. Anbieter aus Kanada, Island und den Niederlanden rechnen netto ab, sodass der Veranstalter die Steuer nach dem Reverse-Charge-Verfahren schuldet.

Vier Bauarten von Buchungssystemen und ihre Systemgrenze

Der Markt für Buchungssoftware im Tourismus teilt sich in vier Bauarten. Die erste Bauart sind Selbstbedienungsplattformen für Aktivitäten, Führungen und Tagesreisen. Sie enthalten Buchungskalender, Teilnehmerlisten, Zahlungsanbindungen und Verkaufskanäle.

Die zweite Bauart sind Veranstaltersysteme für Katalog-, Baustein- und Pauschalreisen. Sie verwalten Kontingente bei Hotels und Leistungsträgern, Preistabellen, Kinderpreise und Provisionsabrechnungen mit Reisebüros.

Die dritte Bauart sind Plattformen für den Datenaustausch zwischen Veranstaltern, Hotels und Vertriebspartnern. Die vierte Bauart sind Marktplätze wie GetYourGuide, Viator oder Tripadvisor Experiences. Sie liefern zusätzliche Nachfrage, ersetzen aber den eigenen Buchungsprozess nicht.

Ein System für Tagesausflüge führt keine Hotelkontingente und keine Reisepreisberechnung nach Margensätzen. Umgekehrt fehlen Veranstaltersystemen häufig Bezahlstrecken und Teilnehmerlisten für einzelne Führungen. Die Systemgrenze verläuft entlang der Leistung, nicht entlang der Unternehmensgröße.

Das Buchungsvolumen entscheidet über das Abrechnungsmodell. Das Statistische Bundesamt veröffentlicht laufend Kennzahlen zu Beherbergung, Camping und Tourismuswirtschaft (Tourismus in Deutschland). Diese Werte helfen bei der Schätzung, ob eine Monatsgebühr oder eine Provision pro Buchung günstiger ausfällt.

Für die Vorauswahl helfen fünf Prüfsteine: abgebildete Leistungsarten, Kontingentführung, Zahlungsarten, Schnittstellen und Datenexport. Wer diese fünf Punkte schriftlich beantwortet, erkennt schnell, welche Bauart überhaupt passt.

Erlebnis- und Aktivitätenplattformen mit veröffentlichten Preisen

Fünf Plattformen prägen den deutschsprachigen Markt für Aktivitäten, Führungen und Tagesreisen. Regiondo und bookingkit sitzen in Deutschland, FareHarbor gehört zu Booking Holdings, Bokun zu Tripadvisor, Checkfront arbeitet von Kanada aus. Vier dieser Anbieter veröffentlichen ihre Einstiegspreise.

Anbieter	Sitz	Abrechnung	Veröffentlichter Einstieg, Stand 2025	Umsatzsteuer
Regiondo	München	Monatstarif oder Provision	Monatstarife ab 39,00 Euro netto, zusätzlich Variante ohne Grundgebühr mit Provision	19 Prozent deutsche USt.
bookingkit	Berlin	Provision pro Buchung oder Monatspaket	Monatspakete ab 49,00 Euro netto, Provisionsvariante ohne Grundgebühr	19 Prozent deutsche USt.
FareHarbor	Amsterdam und Denver	Provision pro Buchung	keine Monatsgebühr, Buchungsgebühr pro Verkauf	niederländische USt., Reverse Charge
Bokun	Reykjavik	Staffel nach Buchungsvolumen	kostenfreier Einstieg, kostenpflichtige Staffeln ab rund 49,00 US-Dollar pro Monat	isländische USt., Reverse Charge
Checkfront	Victoria, Kanada	Staffel nach Buchungsvolumen	Tarife ab 49,00 US-Dollar pro Monat, höhere Stufen 99,00 und 199,00 US-Dollar	keine EU-USt., Reverse Charge

Die beiden deutschen Anbieter rechnen in Euro ab und weisen 19 Prozent Umsatzsteuer aus. Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kalkuliert mit dem Nettopreis. Regiondo nennt in seiner Preisliste Monatstarife ab 39,00 Euro netto und eine Variante ohne Monatsgebühr, bei der pro Buchung eine Provision anfällt.

bookingkit verkauft Monatspakete ab 49,00 Euro netto und eine Variante ohne Grundgebühr mit Provision pro Buchung. Wer wenige Buchungen im Monat abwickelt, fährt mit der Provisionsvariante günstiger. Wer viele Buchungen bündelt, senkt mit dem Monatspaket den Anteil pro Verkauf.

FareHarbor verlangt in der Standardvariante keine Monatsgebühr und rechnet über eine Buchungsgebühr pro Verkauf ab. In Europa liegt diese Gebühr nach Anbieterangaben in der Größenordnung von sechs Prozent des Buchungswerts. Die Einrichtung übernimmt FareHarbor für den Veranstalter.

Bokun und Checkfront staffeln ihre Gebühren nach dem Buchungsvolumen. Bokun beginnt kostenfrei und stellt höhere Stufen ab rund 49,00 US-Dollar pro Monat in Rechnung. Checkfront nennt Tarife ab 49,00 US-Dollar pro Monat, die nächsthöheren Stufen liegen bei 99,00 und 199,00 US-Dollar.

Rechnung in fremder Währung: Bei einem Kurs von 1,08 US-Dollar je Euro entsprechen 49,00 US-Dollar rund 45,37 Euro (Beispielrechnung zum Kurs, Stand 2025). Dazu kommt, dass auf Rechnungen aus Kanada und Island keine deutsche Umsatzsteuer steht. Der Veranstalter schuldet sie selbst.

Für den Vertrieb zählt die Anbindung an Kanäle. Regiondo, bookingkit, FareHarbor und Bokun verbinden die eigene Buchungsstrecke mit Marktplätzen wie GetYourGuide, Viator und Tripadvisor. Checkfront setzt auf offene Schnittstellen. Wer internationale Gäste gewinnt, braucht diese Verbindungen, weil Sichtbarkeit auf den Plattformen Nachfrage erzeugt.

Verleih von Fahrrädern, Booten oder Ausrüstung stellt andere Anforderungen als Führungen. Hier zählen Bestandsverwaltung, Kautionen und Rückgabefristen. Checkfront und Regiondo decken Verleihfunktionen ab, während bookingkit und Bokun ihren Schwerpunkt bei Kursen und Terminen haben.

Für Gästeführungen ist die Ressourcenplanung wichtiger als der Kanalmix. Wer zehn Guides mit unterschiedlichen Sprachen und Verfügbarkeiten einteilt, braucht Schichtplanung und Teilnehmerlisten pro Termin. Alle fünf Plattformen bieten das, unterscheiden sich aber im Umfang der Auswertungen.

Beim Zahlungsverkehr fallen Nebenkosten an. Kreditkarten und SEPA-Lastschrift laufen meist über Zahlungsdienstleister, deren Gebühren zusätzlich zur Systemgebühr abgerechnet werden. Modellhaft sind 1,4 Prozent plus 0,25 Euro pro Transaktion (Annahme, Stand 2025).

Preisangaben ändern sich. Die genannten Werte sind die veröffentlichten Einstiegspreise zum Stand 2025 und ersetzen keinen Blick in die aktuelle Preisliste des Anbieters. Staffelgrenzen und Provisionssätze verschieben sich häufiger als die Grundgebühr.

Veranstaltersysteme für Mehrtages- und Bausteinreisen

Bei Mehrtagesreisen verschiebt sich das Bild. Hier zählen Kontingentführung, Preislogik, Provisionsabrechnung mit Reisebüros und die Anbindung an Flug- und Hotelbestände. Die Einführung dauert in der Regel mehrere Monate und wird als Projekt abgerechnet.

System	Anbieter und Sitz	Abrechnung	Einrichtung	Typischer Einsatz
Merlin und MyJack	Bewotec, Deutschland	Lizenz- oder Abomodell nach Angebot	Projekt mit Anbieter	Reservierung und Vertrieb für Reisebüros und Veranstalter
ISO Travel Manager	ISO Travel Solutions, Nürnberg	Projektvertrag mit Lizenz- und Dienstleistungsanteil	Projekt über mehrere Monate	Individual- und Bausteinreisen
Player und Content Hub	Peakwork, Düsseldorf	Projektvertrag	Integration in Bestandssysteme	Austausch von Reiseprodukten über Schnittstellen
TourCMS	Palisis, Zürich	Abonnement mit Staffeln	Selbstbedienung bis begleitetes Onboarding	Mehrtages- und Aktivprogramme
Amadeus	Amadeus IT Group, Madrid	volumenabhängiges Vertragsmodell	Projekt	Vertrieb von Flug- und Reiseprodukten

Projektanbieter nennen selten Listenpreise. Angebote enthalten Einrichtungstage, Schnittstellenentwicklung und Schulungen, häufig mit Tagessätzen zwischen 800,00 und 1.500,00 Euro netto (Annahme, Stand 2025). Ein Veranstalter sollte vor der Ausschreibung sein Datenmodell dokumentieren.

Bitkom veröffentlicht in seiner Mediathek Studien und Leitfäden zur Digitalisierung von Reise- und Freizeitunternehmen (Bitkom Mediathek). Solche Veröffentlichungen taugen als Prüfmaßstab für Funktionslisten, die Anbieter in Angeboten aufführen.

Palisis mit dem System TourCMS liegt zwischen beiden Welten, weil Mehrtagesprogramme abgebildet werden und trotzdem als Abonnement verkauft wird. Der Einstieg liegt im unteren zweistelligen Eurobereich pro Monat, die genauen Staffeln nennt der Anbieter auf Anfrage.

Amadeus deckt vor allem den Vertrieb von Flug- und Reiseprodukten ab, nicht die Produktion von Veranstalterreisen. Bewotec bedient Reisebüros und Veranstalter mit Reservierung und Vertrieb. ISO Travel Solutions und Peakwork verkaufen Integrationsprojekte an mittlere und große Häuser.

Die Kontingentführung bleibt das schwierigste Kapitel. Allotments bei Hotels, Sonderpreise für Gruppen und Stornofristen müssen tagesaktuell stimmen. Wer Kontingente heute in Tabellen führt, sollte die Migration in ein neues System als eigenes Arbeitspaket einplanen.

Kosten pro Monat und pro Buchung: vier Beispielrechnungen

Drei Abrechnungslogiken stehen zur Wahl: Provision pro Buchung, Monatsgebühr mit oder ohne Transaktionsgebühr sowie Projektvertrag. Die folgenden Rechnungen sind Modellrechnungen mit offengelegten Annahmen. Sie treten neben die veröffentlichten Einstiegspreise aus dem vorigen Abschnitt.

Beispielrechnung 1: Provision pro Buchung

Annahmen: 120 Buchungen pro Monat, durchschnittlicher Verkaufspreis 85,00 Euro, Provision 6 Prozent, Abrechnung zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.

Sechs Prozent von 85,00 Euro sind 5,10 Euro pro Buchung. Bei 120 Buchungen ergibt das 612,00 Euro netto im Monat, mit Umsatzsteuer 728,28 Euro. Pro Buchung kostet das System 5,10 Euro netto oder 6,07 Euro brutto.

Beispielrechnung 2: Monatsgebühr plus Transaktionsgebühr

Annahmen: 39,00 Euro Monatsgebühr netto als veröffentlichter Einstiegspreis, 1,5 Prozent Transaktionsgebühr als Annahme, gleiches Buchungsvolumen und gleicher Durchschnittspreis.

1,5 Prozent von 85,00 Euro sind 1,28 Euro pro Buchung, bei 120 Buchungen 153,00 Euro. Zusammen mit der Monatsgebühr entstehen 192,00 Euro netto und 228,48 Euro brutto. Pro Buchung liegt der Preis bei 1,60 Euro netto.

Beispielrechnung 3: Ab welcher Buchungszahl sich das Monatsmodell rechnet

Das Provisionsmodell kostet 5,10 Euro pro Buchung, das Monatsmodell 1,28 Euro pro Buchung plus 39,00 Euro Grundgebühr. Die Differenz beträgt 3,82 Euro pro Buchung. 39,00 Euro geteilt durch 3,82 Euro ergeben 10,2. Ab 11 Buchungen im Monat ist das Monatsmodell günstiger, darunter das Provisionsmodell.

Beispielrechnung 4: Einrichtungsaufwand

Annahmen: interne Arbeitsstunde zu 65,00 Euro, 24 Stunden für Datenimport, Texte, Bilder, Testbuchungen und Schulung.

24 Stunden mal 65,00 Euro ergeben 1.560,00 Euro einmalig. Verteilt über 24 Monate entspricht das 65,00 Euro pro Monat. Bei Projektanbietern kommt eine Einrichtungspauschale hinzu, modellhaft 3.500,00 Euro netto.

Modell	Rechnung bei 120 Buchungen zu 85,00 Euro	Kosten netto pro Monat	Kosten brutto bei 19 Prozent USt.
Provision 6 Prozent	120 mal 5,10 Euro	612,00 Euro	728,28 Euro
Monatsgebühr 39,00 Euro plus 1,5 Prozent	39,00 Euro plus 153,00 Euro	192,00 Euro	228,48 Euro
Marktplatzprovision 25 Prozent	120 mal 21,25 Euro	2.550,00 Euro	3.034,50 Euro

Die Marktplatzprovision von 25 Prozent ist eine Annahme für Vergleichszwecke. Sie liegt deutlich über den Transaktionsgebühren der Buchungssoftware, weil Marktplätze Nachfrage liefern und nicht nur Software bereitstellen.

Zur Einordnung, ob 120 Buchungen im Monat realistisch sind, helfen die Daten zu Branchen und Unternehmen des Statistischen Bundesamts (Branchen und Unternehmen). Dort finden sich Umsatzgrößen und Betriebsstrukturen, mit denen sich das eigene Volumen vergleichen lässt.

Stand der Berechnungen: 2025, alle Modellwerte netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer, sofern nicht anders angegeben. Veröffentlichte Einstiegspreise stammen aus den Preislisten der Anbieter zum genannten Stand, alle übrigen Tarifwerte sind Annahmen dieses Artikels.

Einrichtungsaufwand: Arbeitsstunden, Tagessätze und Nachträge

Der Einrichtungsaufwand hängt von der Datenlage ab. Wer Leistungen, Preise und Termine in Tabellen führt, kann sie per CSV importieren. Wirbt der Anbieter mit Selbstbedienung, bleibt der Aufwand intern. Wer Buchungen aus einem Altsystem übernehmen muss, plant mehr Zeit ein.

Je nach Zahl der Leistungen und Sprachen bindet die Einrichtung 8 bis 60 interne Arbeitsstunden (Annahme, Stand 2025). Bei 65,00 Euro pro Stunde entspricht das 520,00 bis 3.900,00 Euro. Verteilt auf die Vertragslaufzeit relativiert sich der Betrag, verschwindet aber nicht.

FareHarbor übernimmt die Einrichtung nach eigenen Angaben für den Veranstalter. Bokun, Checkfront, Regiondo und bookingkit arbeiten mit Selbstbedienung und Anleitungen, teilweise gegen Gebühr. Projektanbieter rechnen Einrichtungstage, Schnittstellen und Schulungen getrennt ab.

Nebenkosten werden oft übersehen. Dazu zählen Zusatzmodule für Sitzplatzreservierung, SMS-Benachrichtigungen, zusätzliche Sprachen und erweiterter Support. Eine Abfrage dieser Posten vor der Unterschrift verhindert Nachträge im zweiten Vertragsjahr.

Ein weiterer Posten ist der Wechsel des Systems. Ein Datenexport sollte vor der Entscheidung getestet werden. Wer Buchungen, Kunden, Rechnungen und Teilnehmerlisten nicht vollständig als CSV oder über eine Schnittstelle auslesen kann, bleibt an den Anbieter gebunden.

Umsatzsteuer, Reverse Charge und Margenbesteuerung

Anbieter mit Sitz in Deutschland rechnen gegenüber deutschen Veranstaltern in der Regel mit 19 Prozent Umsatzsteuer ab. Ist der Veranstalter zum Vorsteuerabzug berechtigt, zählt der Nettopreis. Bei Margenbesteuerung nach Paragraf 25 des Umsatzsteuergesetzes entfällt der Vorsteuerabzug für Kosten, die einer solchen Reise zuzuordnen sind.

Seit 2023 erfasst die Margenbesteuerung auch andere Reiseleistungen. Ob eine Systemgebühr anteilig einer Reise zuzuordnen ist, sollte mit der Steuerberatung geklärt werden. Diese Einordnung verändert den tatsächlichen Preis stärker als ein Rabatt auf die Monatsgebühr.

Anbieter mit Sitz außerhalb Deutschlands stellen häufig Nettorechnungen ohne deutsche Umsatzsteuer. Dann schuldet der Veranstalter die Umsatzsteuer selbst, Stichwort Reverse-Charge-Verfahren. Ein Bruttovergleich zwischen inländischen und ausländischen Anbietern führt deshalb leicht zu falschen Schlüssen.

Für eigene Leistungen gilt eine zweite Ebene. Beherbergungsleistungen werden mit 7 Prozent besteuert, Speisen in der Gastronomie seit Januar 2024 wieder mit 19 Prozent; der DEHOGA Bundesverband fasst die Sätze zusammen (Mehrwertsteuer beim DEHOGA Bundesverband). Diese Sätze betreffen die Rechnung an den Gast, nicht die Systemgebühr.

Vertraglich zu regeln sind Laufzeit, Kündigungsfrist, Staffelpreise, Supportzeiten und die Herausgabe der Daten. Ebenso wichtig sind Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag, Supportsprache und Reaktionszeiten. Ein Anbieterwechsel ohne vollständigen Export von Buchungen, Kunden und Rechnungen kostet Wochen.

Fünf Schritte zur Auswahl des passenden Buchungssystems

1. Buchungsvolumen und Leistungsarten für zwölf Monate aufschreiben: Zahl der Buchungen, Durchschnittspreis, Stornoanteil und Anteil der Tagesgäste.
2. Drei Anbieter mit Testzugang prüfen und den eigenen Buchungsprozess nachstellen, inklusive Anzahlung, Restzahlung und Storno.
3. Kostenmodell mit eigenen Zahlen rechnen und die veröffentlichten Einstiegspreise um Transaktionsgebühren und Einrichtung ergänzen.
4. Schnittstellen prüfen: Buchhaltung, Zahlungsdienstleister, Kanalmanager, Kundenverwaltung und Datenexport.
5. Vertrag prüfen: Laufzeit, Kündigungsfrist, Preisstaffel, Serverstandort, Auftragsverarbeitung und Regelung zum Datenexport bei Vertragsende.

Für Schritt fünf lohnt ein Blick in die Themenfelder des DIHK, etwa zu Digitalisierung, Datenschutz und Vertragsrecht (Themenfelder des DIHK). Die Industrie- und Handelskammern beraten mittelständische Betriebe zu diesen Fragen.

Ein häufiger Fehler ist der Vergleich reiner Listenpreise. Erst die eigene Buchungszahl, der eigene Durchschnittspreis und der eigene Stornoanteil ergeben ein belastbares Ergebnis. Das Monatsmodell kann bei hohem Volumen günstiger sein und bei saisonalem Geschäft teurer, weil die Grundgebühr ganzjährig läuft.

Saisonalität verdient einen eigenen Rechenschritt. Stadtführer und Anbieter von Tagesausflügen buchen in sechs Monaten oft zwei Drittel des Jahresumsatzes. Bei solchen Verläufen senkt eine Provisionsabrechnung die Kosten in den schwachen Monaten deutlich.

Häufige Fragen

Was kostet ein Buchungssystem für Reiseveranstalter im Einstieg?

Veröffentlichte Einstiegspreise liegen bei 39,00 Euro netto pro Monat (Regiondo), 49,00 Euro netto pro Monat (bookingkit), 49,00 US-Dollar pro Monat (Checkfront) und rund 49,00 US-Dollar pro Monat (Bokun). FareHarbor verlangt keine Monatsgebühr, sondern eine Provision pro Buchung. Stand 2025.

Welches System passt für kleine Veranstalter mit wenigen Buchungen?

Unter 11 Buchungen im Monat ist nach den Beispielrechnungen dieses Artikels ein Provisionsmodell günstiger als ein Monatstarif ab 39,00 Euro netto. FareHarbor arbeitet ohne Monatsgrundgebühr, Regiondo und bookingkit bieten Varianten ohne Grundgebühr.

Wie lange dauert die Einrichtung eines Buchungssystems?

Bei Selbstbedienung dauern Datenimport, Testbuchungen und Schulung nach den Annahmen dieses Artikels 8 bis 24 Arbeitsstunden. Projektanbieter kalkulieren für Einführung und Schnittstellen mehrere Monate und rechnen Dienstleistungstage ab.

Reicht ein Marktplatz als Buchungssystem?

Marktplätze liefern Nachfrage, ersetzen aber weder Kalender noch Zahlungsabwicklung oder Kundenverwaltung. Sie treten als zusätzlicher Kanal neben das eigene System und kosten nach den Modellannahmen dieses Artikels rund 25 Prozent des Buchungswerts.

Worauf ist bei Anbietern im Ausland umsatzsteuerlich zu achten?

Rechnungen aus Kanada, Island oder den Niederlanden kommen häufig netto. Der Veranstalter schuldet die Umsatzsteuer dann selbst. Beim Preisvergleich gehören Nettobeträge, Reverse Charge und Margenbesteuerung in eine gemeinsame Rechnung.