Wie Sie Zahlungsdienstleister ins Buchungssystem einbinden

Das Wichtigste auf einen Blick

Schnittstellen: drei Wege in die Buchung

Ein Buchungssystem kennt zwei Zustände, die zählen: offen oder bezahlt. Damit der Wechsel zuverlässig gelingt, braucht es eine klar definierte Verbindung zwischen Buchungsstrecke und Zahlungsdienstleister.

Den Abschluss melden Webhooks. Der Dienstleister ruft Ihren Endpunkt auf, sobald eine Zahlung bestätigt, abgelehnt oder zurückgebucht wird. Verarbeiten Sie jedes Ereignis idempotent und nutzen Sie die Transaktions-ID als Schlüssel, sonst kann ein doppelt zugestellter Webhook dieselbe Buchung zweimal bezahlt markieren.

Für die Auswahl der Bausteine lohnt ein Blick in die Bitkom-Mediathek mit Leitfäden zu Buchungssystemen und Digitalisierung.

Planen Sie zwei Zeitpunkte ein: die Autorisierung, die den Betrag auf der Karte reserviert, und den Einzug, der ihn abbucht. Bei Anzahlung plus Restzahlung vor Ort brauchen Sie beide Schritte getrennt, weil Reservierungen je nach Bank nach wenigen Tagen verfallen.

Gebühren: Prozent plus Fixbetrag je Transaktion

Jede Transaktion besteht aus einem Prozentsatz und einem Fixbetrag. Der Prozentsatz deckt Interchange, Scheme-Gebühren und die Marge des Anbieters, der Fixbetrag die Abwicklung. Bei kleinen Beträgen wirkt der Fixbetrag überproportional.

Die genannten Sätze stammen aus den veröffentlichten Standardpreislisten und sinken bei Volumen selten automatisch, sondern nach Verhandlung. Karten außerhalb des EWR kosten mehr, Fremdwährungen kommen mit einem Aufschlag von rund einem bis zwei Prozent hinzu. Erstattungen kosten meist den Fixbetrag erneut.

Auszahlungen erreichen Ihr Konto je nach Anbieter täglich, wöchentlich oder erst nach 14 Tagen; dieser Rhythmus gehört in die Liquiditätsplanung.

Welche Entgelte ein Zahlungsdienstleister vereinbaren darf, regelt der Zahlungsdienste-Abschnitt des BGB, unter anderem § 675c BGB.

PSD2, starke Kundenauthentifizierung und BaFin

Seit der zweiten Zahlungsdiensterichtlinie (PSD2) muss der Zahler bei elektronischen Zahlungen grundsätzlich stark authentifiziert werden: zwei von drei Faktoren aus Wissen, Besitz und Biometrie. Im Netz übernimmt das 3-D Secure.

Für Kleinbeträge gelten Ausnahmen. Zahlungen unter 30,00 € bleiben ohne Abfrage, solange höchstens 100,00 € oder fünf Zahlungen seit der letzten Authentifizierung zusammenkommen.

In Deutschland beaufsichtigt die BaFin die Zahlungsinstitute und führt sie in ihrer Institutsdatenbank. Prüfen Sie vor Vertragsabschluss, ob Ihr Anbieter dort steht und ob er Kontoinformationen abrufen darf. Die Deutsche Bundesbank erklärt die Grundlagen des unbaren Zahlungsverkehrs.

Wer Zahlungen im eigenen Namen einzieht und Fremdgeld hält, sollte mit der Steuerberatung klären, ob das Modell noch Handelsgeschäft oder bereits erlaubnispflichtiger Zahlungsdienst ist.

In fünf Schritten einbinden

Die Reihenfolge folgt den Abhängigkeiten: erst die Zahlungsarten, dann der Vertrag, dann die Technik, zuletzt die Buchhaltung.

Beispielrechnung für eine Gästeführung

Eine Führung kostet 60,00 €. Bei Karte über Stripe zahlt der Betrieb 1,50 % von 60,00 €, also 0,90 €, plus 0,25 €. Das sind 1,15 € oder 1,92 % des Umsatzes. Über PayPal fallen 1,99 %, also 1,19 €, plus 0,35 € an, zusammen 1,54 € oder 2,57 %.

Beträgt die Anzahlung nur 5,00 €, kostet die Stripe-Transaktion 0,08 € plus 0,25 €, also 0,33 € und damit 6,50 % des Betrags. Kleine Anzahlungen sind teuer.

Häufige Fragen

Müssen alle Onlinezahlungen stark authentifiziert werden?

Grundsätzlich ja. Ausgenommen sind Kleinbeträge unter 30,00 € bis zu einer Summe von 100,00 € oder fünf Zahlungen, außerdem Ausnahmen für vertrauenswürdige Empfänger.

Welche Unterlagen verlangt ein Zahlungsdienstleister?

Üblich sind Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug, Bankverbindung, Umsatzsteuer-ID, Ausweisdokumente der Geschäftsführung und eine Website mit AGB, Datenschutzerklärung und Widerrufsbelehrung.

Kostet eine Erstattung zusätzlich Gebühren?

Bei den meisten Anbietern bleibt der Fixbetrag der ursprünglichen Zahlung einbehalten. Ob der Prozentsatz zurückerstattet wird, steht im Vertrag.

Reicht ein Plugin für die Einbindung?

Für einzelne Zahlungsarten und einfache Buchungsstrecken ja. Sobald Sie mehrere Anbieter vergleichen, Teilzahlungen oder eigene Rechnungslogik brauchen, ist eine API-Anbindung sinnvoll.