Welche Buchungswerkzeuge decken Zahlung, Gastmeldung und Statistik im Tourismus ab?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Zahlung, Gastmeldung und Statistik stecken selten in einer einzigen Software. Kleine Hotels und Pensionen kombinieren ein Buchungssystem, einen Zahlungsdienstleister und ein Meldescheinmodul.
• Digitale Meldescheine müssen dieselben Pflichtangaben liefern wie das Papierformular. Die gesetzliche Grundlage steht in § 29 BMG.
• Die amtliche Beherbergungsstatistik erfasst Betriebe ab zehn Betten. Gemeldet wird monatlich an das Statistische Landesamt.
• Ticketsysteme für Ausflüge starten bei rund 46 Euro brutto pro Monat, Buchungssysteme für Beherbergung liegen häufig im dreistelligen Bereich.
• Kreditkartenzahlungen kosten 1,2 bis 2,9 Prozent des Umsatzes, SEPA-Lastschriften meist einen festen Betrag je Vorgang.

Zahlung: Buchung, Autorisierung, Auszahlung

Buchungswerkzeuge im Tourismus erzeugen eine Zahlungsanforderung, führen sie aber selten selbst aus. Diese Aufgabe übernehmen Zahlungsdienstleister wie Unzer aus Heidelberg, Payone aus Frankfurt am Main, Nexi Germany, Mollie, Stripe, Adyen oder SumUp aus Berlin.

Für Kartenzahlungen gilt eine EU-Regel. Die Interchange-Fee-Verordnung (EU) 2015/751 begrenzt die Interbankenentgelte für Verbraucherkarten auf 0,2 Prozent bei Debitkarten und 0,3 Prozent bei Kreditkarten. Das ist eine Obergrenze, nicht der Händlerpreis.

Händler zahlen einen Aufschlag auf diesen Satz. Kreditkarten kosten online typischerweise zwischen 1,2 und 2,9 Prozent des Umsatzes plus 0,10 bis 0,35 Euro je Vorgang. SEPA-Lastschriften liegen bei etwa 0,35 Euro pro Einzug.

Im Präsenzgeschäft kommen Kartenterminals hinzu. Anbieter wie SumUp oder Nexi vermieten Lesegeräte, teils ohne Monatsgebühr gegen Mindestumsatz. Girocard bleibt an der Rezeption der günstigste Kartenweg.

Wer Anzahlungen einzieht, braucht zusätzlich ein SEPA-Mandat und eine Fristenlogik. Viele Buchungssysteme übernehmen das über eine hinterlegte Anzahlungsregel, etwa die erste Nacht als Sicherheit.

Zwischen Zahlungseingang und Auszahlung liegen bei Kartenzahlungen ein bis drei Werktage. Bei Direktbuchungen über die eigene Website ist dieser Puffer oft kürzer als bei Buchungen über Portale.

Ein Punkt wird häufig übersehen: Rückerstattungen und Stornogebühren laufen über dieselbe Schnittstelle. Wer Stornogebühren einbehält, muss den Teilbetrag manuell oder über eine Systemregel freigeben.

Gastmeldung: Pflichtfelder nach § 29 BMG

Bei der Aufnahme von Gästen verlangt das Melderecht feste Angaben. § 29 BMG regelt die Pflichtangaben im Meldeschein und nennt Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Staatsangehörigkeit sowie Ankunfts- und Abreisedatum.

Beherbergungsstätten erheben diese Daten und bewahren sie für die gesetzliche Frist auf. Wie Behörden die Daten anfordern können, steht im Bundesmeldegesetz mit den §§ 29 und 30 BMG.

Digitale Meldescheine bilden genau diese Felder ab. Anbieter sind unter anderem Hotelbird aus München, Mews, apaleo, Protel aus Dortmund und caesar data & software aus München. Die Module verbinden Check-in, Ausweiserfassung und Meldeschein in einem Vorgang.

Viele Anbieter rechnen pro Zimmer und Monat ab. Für ein Haus mit 20 Zimmern ergibt das meist einen zweistelligen Eurobetrag monatlich, bei voller Hotelsoftware deutlich mehr.

Ein Ausweisscanner am Terminal spart Tippzeit, ändert aber nichts an der Verantwortung. Für die Richtigkeit der Meldedaten bleibt der Beherbergungsbetrieb verantwortlich.

Für Gästeführer und Ausflugsanbieter gilt die Meldepflicht nicht, solange keine Übernachtung angeboten wird. Sie brauchen Teilnehmerlisten für Versicherung und Abrechnung, nicht den Meldeschein.

Statistik: amtliche Meldung und eigene Kennzahlen

Das Statistische Bundesamt zur Tourismusstatistik führt die Beherbergungsstatistik. Erfasst werden Betriebe ab zehn Betten, gemeldet wird monatlich über die Online-Portale der Statistischen Landesämter.

Die Meldung enthält Ankünfte, Übernachtungen, Betten und die Herkunft der Gäste. Buchungssysteme liefern diese Rohdaten als CSV-Datei oder über eine Statistik-Schnittstelle.

Für die Betriebsleitung zählen andere Werte: Auslastung, durchschnittlicher Zimmerpreis (ADR), Umsatz pro verfügbarem Zimmer (RevPAR) und die Direktbuchungsquote.

Booking-Engines berechnen diese Kennzahlen aus eigenen Buchungen. OTA-Buchungen kommen über den Channel-Manager dazu, sonst bleibt die Auswertung unvollständig.

Aus den Monatsmeldungen entsteht nebenbei eine Zeitreihe. Sie zeigt Saisonverläufe und macht Ausreißer sichtbar, etwa einen Einbruch im Februar oder einen Zuwachs bei Auslandsgästen.

Externe Vergleichswerte liefern STR (CoStar) und HotStats. Als Positionierungshilfe dient die Deutsche Hotelklassifikation des DEHOGA Bundesverbands, die Sterne nach einem Kriterienkatalog vergibt.

Studien und Leitfäden zur Digitalisierung bündelt der Branchenverband in der Bitkom-Mediathek mit Studien zu Buchungssystemen. Dort finden sich auch Erhebungen zur Technikausstattung kleiner Häuser.

Preisvergleich: Werkzeug, Funktionen, Monatspreis

Werkzeug und Anbieter	Schwerpunkt	Zahlung	Gastmeldung	Statistik	Preis ab, inkl. 19 % MwSt.
DIRS21, HotelNetSolutions (Rottenburg)	Buchung für Hotel und Region	Anbindung an Zahlungsdienstleister	Meldeschein über Schnittstelle	Belegungs- und Umsatzberichte	Angebot nach Modulen
caesar data & software (München)	Hotelsoftware mit Booking-Engine	Kassen- und Zahlungsmodule	digitaler Meldeschein	Auslastungs- und Umsatzberichte	Angebot nach Zimmerzahl
Mews	PMS mit eigenem Zahlungsmodul	Mews Payments	digitaler Check-in mit Meldeschein	Reporting und Forecast	Angebot nach Zimmerzahl
apaleo (München)	PMS mit offener Schnittstelle	über Partner angebunden	Meldeschein über Schnittstelle	Reports über die API	ab 154,00 Euro
Regiondo (München)	Tickets und Ausflüge	Zahlung im Checkout	nicht vorgesehen	Verkaufsstatistik je Tour	ab 46,00 Euro
Hotelbird (München)	digitaler Check-in	Anbindung an Payment	Meldeschein und Ausweiserfassung	Kennzahlen zum Check-in	Angebot pro Zimmer

Preisstand: öffentliche Preislisten der Anbieter, gerundet. Einrichtungsgebühren, Provisionen für Marktplatzverkäufe und Transaktionskosten kommen hinzu.

Zwei Muster fallen auf. Reine Ticket- und Ausflugssysteme sind günstig, decken aber keine Gastmeldung ab. Hotelsoftware deckt alle drei Bereiche, kostet dafür ein Vielfaches.

Dazwischen liegen Module, die nur den Meldeschein abbilden. Sie kosten pro Zimmer und Monat und lassen sich an bestehende Hotelsoftware anschließen.

Viele Anbieter arbeiten mit zwölfmonatigen Laufzeiten und monatlicher Abrechnung. Der Datenexport beim Wechsel gehört ausdrücklich in den Vertrag, sonst hängt der Betrieb am alten System.

Rechenbeispiel: Haus mit 20 Zimmern

Angenommen werden 200 Kartenzahlungen pro Monat mit durchschnittlich 85 Euro Rechnungsbetrag, also 17.000 Euro Umsatz. Die Rechnung ist ein Beispiel, keine Zusage eines Anbieters.

1. Buchungssystem: 149,00 Euro netto, das sind 177,31 Euro brutto.
2. Meldescheinmodul: 45,00 Euro netto, das sind 53,55 Euro brutto.
3. Kartengebühren: 2 Prozent von 17.000 Euro plus 0,25 Euro je Vorgang, also 390,00 Euro netto und 464,10 Euro brutto.
4. Summe pro Monat: 694,96 Euro brutto.
5. Einmalige Einrichtung: 500,00 Euro netto, also 595,00 Euro brutto.

Über zwölf Monate ergeben sich 8.339,52 Euro brutto, mit Einrichtung 8.934,52 Euro. Ein Prozentpunkt weniger Kartengebühr entspricht im Beispiel 170,00 Euro netto oder 202,30 Euro brutto pro Monat.

Auswahl in fünf Schritten

1. Pflichten sammeln: Meldeschein, Landesstatistik und Klassifikationskriterien schriftlich auflisten.
2. Zahlungsmix messen: Anteil Karte, Lastschrift und Barzahlung der letzten sechs Monate auswerten.
3. Schnittstellen verlangen: Meldeschein, CSV-Export und Channel-Manager namentlich im Angebot nennen lassen.
4. Testbetrieb mit echten Buchungen fahren und die Abrechnung des Dienstleisters nachrechnen.
5. Vertrag prüfen: Laufzeit, Kündigungsfrist, Einrichtungsgebühr und Datenexport beim Wechsel.

Häufige Fragen

Reicht ein Buchungssystem für Zahlung, Gastmeldung und Statistik?

Nur Hotelsoftware mit vollem Modulumfang deckt alle drei Felder. Ticketsysteme für Ausflüge buchen und kassieren, liefern aber keinen Meldeschein.

Was kostet ein digitaler Meldeschein?

Die Anbieter kalkulieren pro Zimmer und Monat. Für kleine Häuser bleibt der Betrag zweistellig, bei voller Hotelsoftware steigt er mit dem Funktionsumfang.

Muss meine Pension die Beherbergungsstatistik melden?

Die amtliche Statistik erfasst Betriebe ab zehn Betten. Kleinere Häuser melden in der Regel nicht, sollten die Schwelle aber im Blick behalten.

Welche Kreditkartengebühren sind marktüblich?

Online liegen die Sätze meist zwischen 1,2 und 2,9 Prozent plus einem festen Betrag je Vorgang. Die Interbankenentgelte selbst sind per EU-Verordnung gedeckelt.

Woran erkenne ich passende Schnittstellen?

Ein gutes Angebot nennt Meldeschein-Schnittstelle, Statistik-Export und Channel-Manager mit Namen. Fehlen diese Angaben, fehlt später der Datenfluss.