Wie Reisevermittler Provisionen abrechnen und Ansprüche sichern

Das Wichtigste auf einen Blick

Basis und Satz der Provision

Reisevermittler verkaufen Pauschalreisen, Flüge oder Hotelaufenthalte für Rechnung eines Veranstalters. Die Vergütung ist eine Provision auf den vermittelten Umsatz, keine Handelsspanne. Basis und Satz stehen im Veranstaltervertrag, nicht im Reisevertrag mit dem Kunden.

Abrechnungsgrundlage ist in den meisten Verträgen der Netto-Reisepreis. Versicherungsprämien, Bearbeitungsgebühren und durchlaufende Posten bleiben außen vor. Stornogebühren und Umbuchungsentgelte sind nur provisionspflichtig, wenn der Vertrag das ausdrücklich vorsieht.

Die Sätze reichen je nach Produkt und Umsatzvolumen von etwa 5 bis 15 Prozent. Viele Pauschalreiseverträge liegen bei rund 10 Prozent, häufig mit Staffel: Ab einem vereinbarten Monatsumsatz steigt der Satz für weitere Vermittlungen. Linienflüge bringen seit Jahren oft keine Provision mehr.

Viele Veranstalter stellen ihre Abrechnung zum Monatsende bereit, teils als Datei im Buchungssystem, teils als PDF. Die Buchhaltung prüft, ob jede Buchung enthalten ist, ob der Satz stimmt und ob Storni korrekt abgesetzt wurden.

Für die Buchhaltung zählt die Umsatzsteuer. Der Vermittler rechnet die Provision gegenüber dem Veranstalter ab und weist in der Regel 19 Prozent Umsatzsteuer aus. Alle Beträge in den folgenden Beispielrechnungen sind Nettobeträge.

Beispielrechnung für einen Abrechnungsmonat

Angenommen, ein Reisebüro vermittelt in einem Monat drei Vorgänge, und die Sätze stammen aus den Veranstalterverträgen.

Die Summe beträgt 1.029 Euro netto. Hinzu kommen 19 Prozent Umsatzsteuer von 195,51 Euro, die Gesamtforderung liegt bei 1.224,51 Euro. Ohne Staffel wären für die Kreuzfahrt bei 10 Prozent nur 580 Euro angefallen, die Staffel bringt 116 Euro mehr.

In fünf Schritten zur belastbaren Abrechnung

Auskunft, Buchauszug und Abrechnung nach dem HGB

Reisevermittler, die ständig für einen Veranstalter Geschäfte vermitteln, gelten in der Regel als Handelsvertreter. Dann greift Paragraf 87c HGB. Der Unternehmer muss monatlich über die verdiente Provision abrechnen und dabei den Grundsatz der Fälligkeit beachten.

Erscheint die Abrechnung unvollständig, kann der Vermittler einen Buchauszug verlangen. Bei berechtigtem Interesse kommt die Einsicht in die Geschäftsbücher hinzu. Beide Ansprüche sichern die Berechnung des Provisionsanspruchs, sie ersetzen ihn nicht.

Ergänzend regelt Paragraf 354 HGB, wann im Handelsverkehr eine Provision auch ohne ausdrückliche Vereinbarung geschuldet ist. Im Alltag entscheidet der Veranstaltervertrag über Satz, Basis und Fälligkeit. Abweichungen sollte die Buchhaltung schriftlich festhalten.

Offene Posten durchsetzen, Insolvenz abfedern

Provisionsansprüche verjähren nach Paragraf 195 BGB in drei Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem sie entstanden sind. Die Buchhaltung sollte offene Posten monatlich abgleichen, nach zwei Wochen mahnen und danach das Mahnverfahren beim zentralen Mahngericht des Bundeslandes beantragen. Gegen einen Mahnbescheid kann der Veranstalter binnen zwei Wochen Widerspruch einlegen, dann entscheidet das streitige Verfahren.

Fällt ein Veranstalter in Insolvenz, sind Kundengelder über den Reisesicherungsschein geschützt, die Provision des Vermittlers nicht. Paragraf 651k BGB regelte die Insolvenzabsicherung von Reiseveranstaltern bis 2018; seither gilt Paragraf 651r BGB. Der Vermittler meldet seine Forderung zur Insolvenztabelle an und prüft, ob eine Absicherung des Veranstalters greift.

Fragen zu Verträgen, Buchungssystemen und Konditionen beantwortet die IHK am Sitz des Betriebs. Der Branchenratgeber Tourismus der IHK München bündelt praktische Hinweise zu Buchungssystemen und Preisen für Reiseveranstalter.

Häufige Fragen

Wann wird die Provision fällig?

Der Veranstaltervertrag bestimmt die Fälligkeit, häufig nach Zahlungseingang des Kunden oder nach Reiseende. Abrechnen muss der Unternehmer monatlich.

Muss der Veranstalter einen Buchauszug liefern?

Ja, wenn die Abrechnung unvollständig erscheint. Das Handelsgesetzbuch gibt dem Vermittler Anspruch auf Buchauszug, bei berechtigtem Interesse auch auf Büchereinsicht.

Zählt die Reiseversicherung zur Provisionsbasis?

In der Regel nicht. Prämien werden gesondert abgerechnet, oft mit eigener Vergütung. Maßgeblich ist der Veranstaltervertrag.

Wie lange lassen sich Provisionsansprüche geltend machen?

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und endet mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Was passiert mit der Provision bei Insolvenz des Veranstalters?

Sie bleibt ungesichert. Der Vermittler muss sie als Forderung zur Insolvenztabelle anmelden; der Reisesicherungsschein schützt nur die Reisenden.