Checkliste für Reisevermittlungsverträge und Kundeninformationen

Das Wichtigste auf einen Blick

Der Reisevermittlungsvertrag muss alle Angaben zur Reise, zum Preis und zur Zahlung korrekt wiedergeben.
Pflichtinformationen gehen dem Reisenden vor dessen Vertragserklärung zu.
Ein Sicherungsschein muss vorliegen, bevor Zahlungen angenommen werden.
Jede Fallakte enthält Information, Buchung, Zahlungsbeleg und Bestätigung.
Die Rechtsabteilung prüft Formblätter, Belehrungen und Nachweise in festen Abständen.

Pflichtangaben im Reisevermittlungsvertrag

Wer eine Pauschalreise vermittelt, schließt mit dem Reisenden einen Reisevermittlungsvertrag. Der eigentliche Reisevertrag kommt mit dem Reiseveranstalter zustande. Aus dieser Trennung folgen unterschiedliche Pflichten und Haftungsrisiken für Ihr Haus.

Der Vertrag benennt beide Parteien, die Reiseleistung, den Gesamtpreis und die Zahlungsweise. Jede Angabe muss mit der Buchungsbestätigung des Veranstalters übereinstimmen. Weicht etwas ab, halten Sie Datum, Bearbeiterkürzel und Klärungsweg fest.

Prüfmaßstab für Ihren Vertragstext ist § 651a BGB zu Pflichten und Haftung bei der Reisevermittlung.

Checkliste für den Vertragstext:

Namen, Anschriften und Kontaktdaten beider Parteien
Reiseleistung mit Ort, Termin, Dauer und Umfang
Gesamtpreis in Euro einschließlich Mehrwertsteuer
Zahlungsplan mit Fälligkeiten, Zahlungsart und Empfänger
Rücktritts-, Umbuchungs- und Stornoregeln

Informationspflichten vor der Vertragserklärung

Vor der Vertragserklärung des Reisenden übermittelt das Reisebüro die Pflichtinformationen in klarer und verständlicher Form. Sie betreffen Reiseleistung, Preis, Zahlungsmodalitäten, Rücktritt und Widerruf. Der Zugang wird mit Datum und Übermittlungsweg dokumentiert.

Die Unterlagen werden vollständig übermittelt, nicht auszugsweise. Eine Erläuterung am Telefon ergänzt das Formblatt, sie ersetzt es nicht. Vermerken Sie, welches Formular in welcher Fassung verwendet wurde.

Welche Einzelangaben Pflicht sind, listet § 651d BGB zu Informationspflichten und Widerrufsrecht auf. Form und Aufbau der Unterlagen bestimmt zusätzlich die BGB-Informationspflichten-Verordnung.

Für typische Fallkonstellationen stellen die Verbraucherzentralen Musterbriefe und Textbausteine bereit. Sie ersetzen keine Rechtsberatung, erleichtern aber die Dokumentation im Streitfall.

Abgrenzung, Haftung und Insolvenzabsicherung

Ob Ihr Haus nur vermittelt oder selbst veranstaltet, entscheidet über Haftung und Sicherungspflichten. § 651c BGB grenzt Reisevermittlung und Reiseveranstaltung voneinander ab. Klären Sie diese Rolle vor der ersten Buchung schriftlich.

Der Reiseveranstalter muss nach § 651v BGB eine Insolvenzabsicherung vorhalten, die auch die Rückbeförderung abdeckt. Der Vermittler prüft, ob der Sicherungsschein vorliegt, und dokumentiert das Übergabedatum.

Der Schein enthält Name und Anschrift des Versicherers oder der Bank sowie die Daten des Reisenden. Ohne diesen Nachweis dürfen Zahlungen vor Reiseende nicht angenommen werden. Reichen Sie den Schein unverzüglich nach Erhalt weiter.

Formulare, Fristen und Widerrufsrecht

Vorgang	Unterlage	Zeitpunkt
Pflichtinformation	Formblatt und Informationen nach BGB-InfoV	vor der Vertragserklärung
Buchung	Bestätigung des Veranstalters	unverzüglich nach Buchung
Weitergabe	Reisebestätigung und Sicherungsschein	innerhalb von 24 Stunden
Widerruf	Belehrung und Widerrufserklärung	14 Tage ab Vertragsschluss
Mängel	Mängelanzeige des Reisenden	unverzüglich vor Ort

Ein Widerrufsrecht besteht, wenn der Vertrag außerhalb von Geschäftsräumen geschlossen wurde, etwa auf einer Kundenveranstaltung. Die Frist beträgt 14 Tage ab Vertragsschluss. Fehlt die Belehrung, verlängert sich die Frist.

Achten Sie auf die jeweils gültige Fassung der Formblätter. Ältere Versionen gehören nicht mehr in den Versand. Fristen werden im Buchungssystem hinterlegt und dort nachgehalten.

Ablauf der Vertragsprüfung in fünf Schritten

Anfrage aufnehmen und Reiseleistung, Termin, Teilnehmerzahl sowie Preis schriftlich festhalten.
Pflichtinformationen und Formblatt vor der Vertragserklärung übermitteln, Versand dokumentieren.
Vertragserklärung einholen, Buchung beim Veranstalter auslösen, Bestätigung abwarten.
Sicherungsschein prüfen, Zahlungen erst danach annehmen oder weiterleiten.
Bestätigung, Zahlungsplan und Belehrung ablegen, Akte mit Kürzel und Datum schließen.

Zuständigkeiten und Aktenführung

Für jede Buchung wird eine Fallakte angelegt. Sie enthält Anfrage, Pflichtinformationen, Vertragserklärung, Sicherungsschein und Zahlungsbeleg. Verantwortlich ist die Sachbearbeitung, die die Buchung ausgelöst hat.

Die Rechtsabteilung prüft vierteljährlich Stichproben: Formblätter auf Vollständigkeit und Akten auf fehlende Nachweise. Festgestellte Lücken werden mit Frist und zuständiger Person im Prüfprotokoll vermerkt.

Buchungsbelege bewahren Sie zehn Jahre auf, Handelsbriefe sechs Jahre. Reise- und Zahlungsdaten gehören nicht in offene Umläufe. Bei Verlust einzelner Nachweise fordern Sie eine Zweitschrift beim Veranstalter an.

Häufige Fragen

Welche Angaben muss der Reisevermittlungsvertrag zwingend enthalten?

Beteiligte, Reiseleistung mit Termin und Umfang, Gesamtpreis in Euro einschließlich Mehrwertsteuer, Zahlungsweise sowie Rücktritts- und Umbuchungsregeln.

Wann gehen die Pflichtinformationen an den Reisenden?

Vor dessen Vertragserklärung, also vor der verbindlichen Buchung. Zeitpunkt und Übermittlungsweg werden in der Akte vermerkt.

Braucht jede Buchung einen Sicherungsschein?

Bei Pauschalreisen ja. Der Vermittler prüft das Vorliegen und dokumentiert die Übergabe. Ohne Nachweis keine Zahlung.

Wie lange gilt das Widerrufsrecht?

14 Tage ab Vertragsschluss bei Verträgen außerhalb von Geschäftsräumen. Fehlt die Belehrung, verlängert sich die Frist.

Wo gibt es Muster für Belehrungen und Formblätter?

Verbraucherzentralen bieten Musterbriefe. Die verbindlichen Formblätter ergeben sich aus der BGB-Informationspflichten-Verordnung.