Ausflugsangebote kalkulieren: Kosten, Preis und Marge

Das Wichtigste auf einen Blick

• Kalkulieren Sie jede Kostenposition einzeln, von Bus über Eintritt bis Versicherung.
• Rechnen Sie Preise und Margen einheitlich netto und weisen Sie die Umsatzsteuer getrennt aus.
• Ein Beispiel mit 40 Gästen zeigt: 1.800 Euro netto Kosten ergeben bei 59 Euro Bruttopreis nur 4,58 Euro Netto-Marge pro Person.
• Prüfen Sie vor dem Verkauf Genehmigungen, Versicherungsschutz und Mindestteilnehmerzahl.
• Für 15 Prozent Netto-Marge braucht das Beispiel einen Bruttopreis von 63 Euro pro Person.

Kostenpositionen mit Beispielbeträgen

Die folgende Tabelle zeigt eine Beispielkalkulation für eine Tagesfahrt mit 40 Teilnehmern. Alle Beträge sind Nettobeträge, die Umsatzsteuer wird separat ausgewiesen. Bus, Eintritt, Reiseleitung und Versicherung stehen einzeln in der Rechnung. So erkennen Sie, welche Position den Preis treibt.

Kostenposition	Berechnung	Betrag netto
Bus, 49 Sitze, Tagesfahrt	Pauschale	900,00 Euro
Eintritt Museum	12,00 Euro × 40	480,00 Euro
Reiseleitung	8 Stunden × 35,00 Euro	280,00 Euro
Versicherung	3,50 Euro × 40	140,00 Euro
Summe Kosten		1.800,00 Euro

Auf den Nettobetrag von 1.800,00 Euro kommt Umsatzsteuer. Im Beispiel rechnen wir mit 19 Prozent, das sind 342,00 Euro. Der Einkaufspreis inklusive Umsatzsteuer beträgt 2.142,00 Euro, also 53,55 Euro pro Person. Ob für einzelne Leistungen ein ermäßigter Satz gilt, hängt von der konkreten Leistung ab. Die Übersicht des DEHOGA Bundesverbands zu Mehrwertsteuersätzen nennt die Regelsätze für gastgewerbliche Leistungen.

Vom Einkaufspreis zum Verkaufspreis

1. Addieren Sie alle Nettokosten der Leistung.
2. Legen Sie den gewünschten Bruttopreis pro Person fest.
3. Rechnen Sie den Bruttopreis in einen Nettopreis um, indem Sie durch 1,19 teilen.
4. Ziehen Sie die Nettokosten vom Nettoerlös ab.
5. Teilen Sie den Deckungsbeitrag durch die erwartete Teilnehmerzahl.

Für das Beispiel mit 40 Gästen und einem Bruttopreis von 59,00 Euro pro Person beträgt der Nettoerlös 1.983,19 Euro. Nach Abzug der Kosten von 1.800,00 Euro bleiben 183,19 Euro Deckungsbeitrag. Pro Person sind das 4,58 Euro. Die Netto-Marge liegt bei 9,2 Prozent des Nettoerlöses. Für 15 Prozent Netto-Marge müssten Sie 63,00 Euro brutto verlangen, dann bleiben 317,65 Euro.

Planen Sie auch die Zahlungsabwicklung ein. Kreditkarten- und PayPal-Gebühren liegen oft bei 1,5 bis 3,0 Prozent des Bruttoumsatzes. Bei 2.360,00 Euro Bruttoumsatz und 2,0 Prozent sind das 47,20 Euro. Diese Kosten senken die Marge. Rechnen Sie sie entweder in den Preis ein oder geben Sie sie als separate Position aus.

Wer nur die Kosten kennt, verkauft zu billig. Prüfen Sie vor jeder Saison die Einkaufspreise für Bus, Eintritt und Reiseleitung. Holen Sie zwei Angebote ein und vergleichen Sie Stornofristen.

Marge, Auslastung und Genehmigungen

Die Marge hängt stark von der Teilnehmerzahl ab. Fällt die Gruppe auf 30 Gäste, bleiben Bus und Reiseleitung fast konstant. Die Kosten sinken nur bei Eintritt und Versicherung. Im Beispiel sinken die Nettokosten auf 1.645,00 Euro.

Bei 59,00 Euro Bruttopreis pro Person liegt der Nettoerlös dann bei 1.487,39 Euro. Es entsteht ein Verlust von 157,61 Euro. Legen Sie deshalb eine Mindestteilnehmerzahl fest und kommunizieren Sie diese klar.

Kalkulieren Sie zusätzlich Ausfallrisiken. Eine Absage wegen Unwetter kostet den Bus, wenn der Veranstalter nicht rechtzeitig storniert. Versicherungen decken nur bestimmte Fälle. Prüfen Sie Bedingungen für Gruppenhaftpflicht und Insassenversicherung. Die DGUV-Vorschriften für den Personentransport betreffen Sicherheit und Aufsicht, nicht den Preis. Kosten für Sicherheitseinweisungen und Fahrerpausen gehören dennoch in die Kalkulation.

Für Ausflugsfahrten mit Omnibussen brauchen Sie in der Regel eine Genehmigung. Die Anforderungen regelt § 42 PBefG zur Genehmigung von Ausflugsfahrten. Planen Sie Gebühren und Bearbeitungszeit ein. Kommunale Auflagen und Sperrzeiten kommen je nach Zielort hinzu.

Bus mieten oder eigenen Bus einsetzen

Ein gemieteter Reisebus kostet im Beispiel 900,00 Euro pro Tag. Ein eigener Bus verursacht Fixkosten für Abschreibung, Wartung, Kraftstoff, Reifen und Versicherung. Bei 120 Einsatztagen im Jahr und 25.000,00 Euro Fixkosten ergibt das 208,33 Euro pro Tag. Dazu kommen 1,40 Euro pro Kilometer. Bei 250 Kilometern sind das 350,00 Euro. Zusammen sind es 558,33 Euro. Der gemietete Bus ist teurer, dafür entfallen Werkstatt, Fahrerplanung und Ausfallrisiko.

Rechnen Sie den Break-even aus. Bei 45 Einsatztagen sind Mietbus und eigener Bus etwa gleich teuer, wenn der Mietbus 900,00 Euro pro Tag kostet und der eigene Bus 25.000,00 Euro Fixkosten plus 350,00 Euro variable Kosten pro Tag verursacht. Darunter ist der Mietbus günstiger. Prüfen Sie diese Schwelle mit Ihren eigenen Werten.

Häufige Fragen

Wie hoch sollte die Marge bei Ausflugsangeboten sein?

Eine Netto-Marge von 10 bis 20 Prozent ist in der Kalkulation üblich. Das konkrete Ziel hängt von Fixkosten, Auslastung und Risiko ab. Im Beispiel bringt erst ein Bruttopreis von 63,00 Euro pro Person eine Marge von 15 Prozent.

Welche Kosten gehören in die Kalkulation?

Bus, Eintritt, Reiseleitung, Versicherung und Genehmigungsgebühren. Dazu kommen Kosten für Buchung, Marketing und Zahlungsabwicklung. Rechnen Sie auch mit Ausfällen und Nachberechnung.

Wie gehe ich mit Mehrwertsteuer um?

Rechnen Sie den Einkauf ohne Umsatzsteuer und den Verkauf mit Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer ist kein Ertrag, sondern ein durchlaufender Posten. Die Sätze unterscheiden sich je nach Leistung.

Was passiert bei zu wenigen Teilnehmern?

Die Kosten pro Person steigen, weil Bus und Reiseleitung fix bleiben. Legen Sie eine Mindestteilnehmerzahl fest. Alternativ verhandeln Sie mit dem Busunternehmen eine Staffelung nach Gästezahl.

Wie oft sollte ich Preise anpassen?

Mindestens einmal pro Saison. Bei starken Kostensteigerungen früher. Vergleichen Sie Angebote mehrerer Busunternehmen und kalkulieren Sie mit aktuellen Eintrittspreisen.