3 Vorlagen für Gästeführungen und Ablaufpläne

Das Wichtigste auf einen Blick

• Vorlage 1 ist ein Ablaufplan mit acht Pflichtfeldern für den Tourentag.
• Vorlage 2 ist eine Risikobeurteilung mit einer Zeile je Gefährdung.
• Vorlage 3 ist eine Teilnehmerliste mit Tourkennung, Notfallkontakt und Löschfrist.
• Auskunft geben Unfallversicherungsträger, Datenschutzaufsichtsbehörden der Länder und die IHK.

Vorlage 1: Ablaufplan für den Tourentag

Der Ablaufplan liegt ausgedruckt bei der Gästeführung und digital im Büro der Tourist-Information. Die Pflichtfelder füllen Sie vor dem Start aus, die Ergänzungsfelder nach Bedarf. Diese Vorlage übernehmen Sie direkt:

PFLICHTFELDER
Tourkennung: ____
Datum: ____
Startzeit: ____
Treffpunkt mit Adresse: ____
Route mit Zwischenstationen: ____
Geplante Dauer: ____
Erwartete Gruppengröße: ____
Gästeführer/in: ____

ERGÄNZUNGSFELDER
Pausen: ____
Regenvariante: ____
Endpunkt: ____
Mobilnummer der Tourist-Information: ____
Abweichungen vom Ablauf: ____

Bei Rundgängen mit mehreren Gruppen erhält jede Gruppe eine eigene Tourkennung. Damit lassen sich Rückfragen und Teilnehmerlisten eindeutig zuordnen. Das Feld für Abweichungen füllen Sie während der Tour aus, etwa bei verspätetem Beginn oder einer gesperrten Gasse.

Vorlage 2: Risikobeurteilung nach DGUV Vorschrift 1

Vor der ersten Gruppe gehört die Beurteilung der Arbeitsbedingungen in die Akte. Nach § 3 der DGUV Vorschrift 1 müssen Betriebe Gefährdungen ermitteln und Schutzmaßnahmen festlegen. Die DGUV bündelt ihre Regelwerke in der Übersicht zu Vorschriften, Regeln und Informationen.

Die Vorlage ist eine Tabelle mit einer Zeile je Gefährdung. Typische Einträge sind Stolperstellen, Treppen, Straßenquerungen, Hitze, enge Gassen und der Verlust einzelner Teilnehmer. Je Zeile werden Örtlichkeit, betroffene Personen, Eintrittswahrscheinlichkeit, mögliches Ausmaß, Schutzmaßnahme, Restrisiko, verantwortliche Person und Termin der Wirksamkeitskontrolle erfasst.

Kopfzeile zum Übernehmen:

| Gefährdung | Ort | Betroffene | Mögliche Folge | Schutzmaßnahme | Restrisiko | Verantwortlich | Kontrolle am |

Beispiel für eine ausgefüllte Zeile:

| Straßenquerung | Rathausplatz | Gruppe | Kollision mit Fahrzeug | Querung nur an der Ampel, Gruppe bleibt geschlossen | gering | Gästeführer/in | ____ |

Am Ende stehen Unterschrift und Datum. Die Beurteilung wird bei jeder neuen Route und nach jedem Zwischenfall aktualisiert.

Vorlage 3: Teilnehmerliste mit Zweckbindung

Die Teilnehmerliste dient der Sicherheit und der Abrechnung. Kopiervorlage:

Tourkennung: ____
Datum: ____
Zweck der Verarbeitung: ____
Löschfrist: ____

Nr. | Vorname | Nachname | Erreichbar während der Tour | Notfallkontakt | Mobilitätshinweis | Unterschrift
1   | ________ | ________ | __________________ | ______________ | _________________ | ___________
2   | ________ | ________ | __________________ | ______________ | _________________ | ___________

Unterschriften holen Sie bei risikoreichen Touren ein. Foto-Einwilligungen erfassen Sie auf einem getrennten Blatt, damit sie einzeln widerrufen werden können.

Für Beschäftigte gilt § 26 BDSG zur Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis. Daten von Teilnehmenden stützen sich auf den Vertrag nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Datenschutzgrundverordnung. Jede Liste braucht eine Zweckangabe und eine feste Löschfrist, die Sie schriftlich festlegen.

Pflichtfelder der drei Vorlagen im Vergleich

| Vorlage | Pflichtfelder | Ergänzung | Aufbewahrung | | Ablaufplan | Datum, Startzeit, Treffpunkt, Route, Dauer, Gruppengröße, Gästeführer, Tourkennung | Pausen, Regenvariante, Endpunkt | bis zum Abschluss der Tour | | Risikobeurteilung | Gefährdung, Ort, Schutzmaßnahme, Verantwortliche, Kontrolltermin | Eintrittswahrscheinlichkeit, Restrisiko | dauerhaft, bei Änderung aktualisieren | | Teilnehmerliste | Tourkennung, Name, Erreichbarkeit, Notfallkontakt | Foto-Einwilligung | bis zum Zweckwegfall, dann löschen |

Zuständige Stellen für Auskunft

Zuständiger Unfallversicherungsträger ist der Träger, bei dem der Betrieb Mitglied ist, meist eine Berufsgenossenschaft oder die Unfallkasse des Landes. Für Anmeldung und Versicherungsschutz hilft der Ratgeber der IHK München zu Gästeführungen. Kommunale Vorgaben für öffentliche Flächen prüfen Sie bei der örtlichen Ordnungsbehörde.

Für den Datenschutz sind die unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden der Länder zuständig. Betriebe mit eigener Datenschutzbeauftragten klären Löschfristen und Einwilligungen zuerst dort.

Häufige Fragen

Wer unterschreibt die Risikobeurteilung?

Verantwortlich ist der Unternehmer oder eine beauftragte Person, in der Tourist-Information meist die Leitung. Die Unterschrift bestätigt Datum und Stand der Beurteilung.

Wie lange darf eine Teilnehmerliste aufbewahrt werden?

Nur so lange, wie der Zweck es verlangt. Notfallkontakte löschen Sie nach der Tour. Die Frist legen Sie vor dem ersten Einsatz schriftlich fest.

Muss eine Gästeführung angemeldet werden?

Für Führungen auf öffentlichen Flächen können kommunale Vorgaben gelten, etwa bei Sperrungen oder Großveranstaltungen. Auskunft geben Ordnungsbehörde und IHK.

Reicht eine mündliche Einweisung der Gästeführer?

Nein. Beurteilung und Unterweisung werden dokumentiert, damit sie bei Prüfungen und nach Unfällen vorliegen.