Wie Busunternehmen Ausflugsangebote mit Veranstaltern koordinieren

Das Wichtigste auf einen Blick

• Veranstalter und Busunternehmen namentlich benennen, etwa TUI Deutschland, Studiosus oder Autobus Oberbayern
• Route, Zeiten, Preise und Haftung in einem unterschriebenen Koordinationsblatt festhalten
• Ausflugsfahrten gehören zum Gelegenheitsverkehr und brauchen eine Genehmigung nach § 42 PBefG
• Preise als Bruttobetrag in Euro mit 19 Prozent Mehrwertsteuer ausweisen
• Fahrzeug, Fahrer und Ersatzfahrer mit Namen und Erreichbarkeitsfenster eintragen

Kooperationspartner konkret benennen

Ausflugsangebote entstehen aus einer Kooperation zwischen einem Busunternehmen und einem Veranstalter. Auf Veranstalterseite arbeiten in Deutschland unter anderem TUI Deutschland in Hannover, DER Touristik in Frankfurt am Main und Studiosus Reisen in München mit Buspartnern zusammen.

Im Gruppen- und Erlebnissegment kooperieren Wikinger Reisen aus Hagen, Gebeco aus Kiel und Chamäleon Reisen aus Berlin mit Omnibusbetrieben. Auf der Bussseite stehen Betriebe wie Autobus Oberbayern in München, die Stadtrundfahrten und Gruppenfahrten selbst durchführen, oder Berliner Stadtrundfahrten in Berlin.

Kleine Betriebe finden Partner über den RDA in Köln, der auf seinem Workshop Busunternehmen und Veranstalter zusammenführt, sowie über den Bundesverband Deutscher Omnibusunternehmen in Berlin.

Genehmigungen nach dem Personenbeförderungsgesetz

Ausflugsfahrten, Ferienziel-Reisen und der Verkehr mit Mietomnibussen zählen nach § 42 PBefG zum Gelegenheitsverkehr. Wer solche Fahrten anbietet, braucht eine Genehmigung nach dem Personenbeförderungsgesetz (PBefG), die die nach Landesrecht zuständige Behörde erteilt, in Bayern die Regierungen, in Nordrhein-Westfalen die Bezirksregierungen.

Die Genehmigung ist an den Betrieb, an die eingesetzten Fahrzeuge und an einen Zeitraum gebunden. Vor der Saison prüft die Disposition, ob jeder geplante Bus enthalten ist. Ein neuer Wagen wird erst nachgetragen und dann eingesetzt.

Einzelheiten zu Ausflugsfahrten und Ferienziel-Reisen nennt § 42 PBefG. Linienverkehr folgt anderen Vorgaben.

Abstimmung in fünf Schritten

1. Route und Zeiten festlegen: Strecke, Halte, Puffer und Rückkehrzeit mit dem Veranstalter abstimmen, Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer einplanen. Zuständig: Disposition des Busunternehmens.
2. Fahrzeug und Personal zuordnen: Sitzplatzzahl, Fahrer, Ersatzfahrzeug und Ersatzfahrer namentlich festhalten, spätestens sieben Tage vor der Abfahrt. Zuständig: Disposition.
3. Preis kalkulieren: Kilometer, Fahrerstunden, Maut, Parkgebühren und Standgeld zusammenrechnen, danach Marge und Mehrwertsteuer aufschlagen.
4. Haftung trennen: schriftlich festlegen, ob das Busunternehmen Veranstalter oder Vermittler ist, und die Versicherungsdeckung abstimmen.
5. Schriftlich bestätigen: das Koordinationsblatt von beiden Seiten unterschreiben lassen, Kopien an Disposition, Vertrieb und Veranstalter.

Preise kalkulieren und in Euro ausweisen

Kalkulieren Sie je Fahrt, nicht je Saison, und rechnen Sie Kilometer, Fahrerstunden, Maut, Parkgebühren und Standgeld zusammen. Auf die Summe kommen eine Marge und anschließend die Umsatzsteuer.

Für Ausflugsfahrten im Gelegenheitsverkehr gilt der Regelsteuersatz von 19 Prozent. Der ermäßigte Satz von 7 Prozent bleibt dem Linienverkehr vorbehalten. Gegenüber Verbrauchern ist der Bruttopreis in Euro anzugeben.

Rechenbeispiel Tagesausflug

Bus mit 48 Plätzen, 420 Kilometer, elf Stunden Fahrereinsatz, alle Beträge in Euro:

• Bus: 420 Kilometer × 1,45 Euro = 609,00 Euro
• Fahrer: 11 Stunden × 32,00 Euro = 352,00 Euro
• Maut und Parkgebühren: 78,00 Euro
• Zwischensumme: 1.039,00 Euro
• Marge 12 Prozent: 124,68 Euro

Netto 1.163,68 Euro, dazu 19 Prozent Mehrwertsteuer von 221,10 Euro, ergibt 1.384,78 Euro brutto, je Gast bei 48 Gästen 28,85 Euro.

Rechenbeispiel Wochenendfahrt

Bus mit 32 Plätzen, 260 Kilometer, zwei Fahrertage mit neun Stunden, alle Beträge in Euro:

• Bus: 260 Kilometer × 1,60 Euro = 416,00 Euro
• Fahrer: 18 Stunden × 32,00 Euro = 576,00 Euro
• Maut, Parken und Standgeld: 96,00 Euro
• Zwischensumme: 1.088,00 Euro
• Marge 10 Prozent: 108,80 Euro

Netto 1.196,80 Euro, dazu 19 Prozent Mehrwertsteuer von 227,39 Euro, ergibt 1.424,19 Euro brutto, je Person bei 32 Gästen 44,51 Euro.

Haftung: Veranstalter oder Vermittler

Wer eine Fahrt nur vermittelt, haftet anders als ein Veranstalter. § 651c BGB grenzt Reisevermittlung und Reiseveranstaltung ab. Die Vertriebsleitung legt vor dem Verkauf schriftlich fest, welche Rolle für das jeweilige Angebot gilt.

Tritt das Busunternehmen selbst als Veranstalter auf, greifen die Informationspflichten und das Widerrufsrecht nach § 651d BGB. Versicherungsschutz und Haftungssummen stimmen beide Seiten vorher mit ihren Versicherern ab.

Übergabe am Fahrtag und Abrechnung

Am Fahrtag steht der Bus 30 Minuten vor der Abfahrt bereit. Der Fahrer zählt die Gäste gegen die Liste, die der Veranstalter bis 48 Stunden vorher gemeldet hat, und der Veranstalter bestätigt die Zahl schriftlich.

Weicht die Zahl um mehr als fünf Personen ab, meldet die Disposition die Abweichung sofort an den Veranstalter. Nach der Rückkehr gehen Fahrtenbericht, Tankbelege und Parkquittungen an die Abrechnung.

Innerhalb von fünf Werktagen erhält der Veranstalter die Schlussrechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer.

Häufige Fragen

Wer beantragt die Genehmigung für eine Ausflugsfahrt?

Das Busunternehmen, weil es die Beförderung durchführt. Der Antrag geht an die nach Landesrecht zuständige Behörde.

Ab wann werden Absagen berechnet?

Wenn die Gästeliste bindend gemeldet ist, ab 48 Stunden vor Abfahrt. Die Staffel für spätere Absagen steht im Koordinationsblatt.

Welcher Mehrwertsteuersatz gilt für Busfahrten?

Für Ausflugsfahrten im Gelegenheitsverkehr 19 Prozent. Der ermäßigte Satz von 7 Prozent gilt im Linienverkehr, nicht für Ausflugsangebote.

Wie wird die Haftung verteilt?

Wer eine Pauschalreise verkauft, ist Veranstalter und haftet nach § 651c BGB. Wer nur den Bus stellt, haftet für die Beförderung.

Muss jeder Bus einzeln in die Genehmigung?

Die Genehmigung gilt für den Betrieb und die eingesetzten Fahrzeuge. Neue Busse trägt die Disposition vorher nach.