Buchungssysteme für Reiseveranstalter in Frankfurt am Main und Hamburg im Vergleich

Das Wichtigste auf einen Blick

Frankfurt vs. Hamburg

Frankfurt am Main

Profil: Flughafen, Messe
Reiseart: Geschäftsreisen
Vorlauf: kurz
Gruppen: wechselnd
Aufsicht: Hessen

Hamburg

Profil: Kreuzfahrt, Nordsee
Reiseart: Seereisen, Kultur
Vorlauf: länger
Gruppen: groß
Aufsicht: Hamburg

Einen Testsieger gibt es nichtFrankfurter Veranstalter brauchen kurze Vorläufe und Fluganbindung, Hamburger Kreuzfahrt, Gruppen und Landprogramme.
Im Vergleich stehen Regiondo, Bókun, TOUR Online, TOMAS, Schmetterling sowie für Seereisen Versonix Seaware und Oracle Hospitality Cruise.
Standard sind Buchhaltungs- und Zahlungsschnittstellen; Kreuzfahrt und Geschäftsreise bleiben Einzelarbeit.
Wer Kundengelder im eigenen Namen einzieht, kann unter das ZAG und die Aufsicht der BaFin fallen.
Frankfurt untersteht dem HBDI, Hamburg dem HmbBfDI.

Frankfurt am Main und Hamburg: zwei verschiedene Geschäfte

Frankfurt am Main verkauft Geschäftsreisen, Messeaufenthalte und Städtereisen mit kurzem Vorlauf. Das System muss Echtzeitbestände, Umbuchungen und Stornierungen abbilden und Flug sowie Bahn anbinden.

Hamburg verkauft Kreuzfahrten, Nordseereisen und Kulturreisen mit langer Planung. Eine Buchungsnummer muss Kabine, Landausflug, Anreise und Vorprogramm zusammenhalten. Wer Leistungen in eigener Verantwortung bündelt, ist Reiseveranstalter nach § 651c BGB.

In Frankfurt zählt der Vertrieb über Reisebüros und Firmenkunden, in Hamburg die Abbildung langer Leistungsketten mit vielen Teilstorni.

Sechs Systeme und ihre Passung

Schwerpunkt

Regiondo (Regiondo GmbH, München): Aktiv-, Erlebnis- und Ausflugsangebote, Gästeführungen
Bókun (Tripadvisor): Aktivitäten und Ausflüge mit Marktplatzanbindung
TOUR Online (TourOnline AG, Dortmund): Veranstalter-ERP für Pauschal- und Bausteinreisen
TOMAS (CETS): Veranstaltersoftware mit Buchhaltung und Vertrieb
Schmetterling (Frankfurt am Main): Buchung, Vertrieb und CRM für Veranstalter und Reisebüros

Passt vor allem für

Regiondo (Regiondo GmbH, München): Ausflugsprogramme in beiden Städten
Bókun (Tripadvisor): Zusatzangebote neben der Hauptreise
TOUR Online (TourOnline AG, Dortmund): Frankfurt: Geschäfts- und Städtereisen
TOMAS (CETS): Frankfurt: hohe Rechnungsvolumina
Schmetterling (Frankfurt am Main): Frankfurt: Firmen- und Agenturkunden

Für Aktiv- und Erlebnisangebote sind außerdem Rezdy und Ventrata verbreitet. Seereisen laufen auf Versonix Seaware oder Oracle Hospitality Cruise mit eigenen Datenmodellen für Kabinen und Landprogramme.

Schnittstellen: fünf Punkte entscheiden

Buchhaltung und ERPDATEV-Export, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365.
ZahlungPAYONE und VR Payment in Frankfurt am Main, Unzer in Heidelberg, Computop in Bamberg, dazu Adyen, Stripe und Mollie.
BeständeHotels über OpenTravel-XML und HTNG, Reedereien häufig nur per CSV- oder XML-Import.
VerkehrAmadeus, Sabre und Travelport, IATA NDC für Fluginhalte, Fahrplandaten der Deutschen Bahn.
KundenbindungCRM, Newsletter und Channel-Manager für Portale und Reisebüros.

Standardisiert sind Buchhaltung und Zahlung. Individuell bleiben Kreuzfahrt und Geschäftsreise: Reedereien liefern selten Echtzeitbestände, Firmenkunden verlangen eigene Formate. Fehlt eine dokumentierte REST-Schnittstelle, wird jede Anbindung zum Projekt.

Zahlung, Absicherung und Erlaubnisse

Kundengelder müssen gegen Insolvenz abgesichert werden. Seit November 2021 läuft das in der Praxis über den Deutschen Reisesicherungsfonds (DRSF). Das Buchungssystem muss Zahlungseingang, Fälligkeit und Auszahlung an Leistungsträger abbilden.

Wer Zahlungen im eigenen Namen annimmt und an Leistungsträger weiterleitet, kann Zahlungsdienste erbringen. Dann greifen das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) und die Aufsicht der BaFin. Viele Veranstalter lagern das an einen regulierten Zahlungsdienstleister aus.

Mit fester Betriebsstätte steht die Gewerbeanmeldung im Vordergrund. Eine Reisegewerbekarte nach § 55 GewO braucht, wer ohne feste Betriebsstätte ein Reisegewerbe betreibt; sie erteilt die zuständige Gewerbebehörde am Ort.

Datenschutzpflichten im Buchungssystem

Verarbeitet werden Namen, Adressen, Reisepass- und Zahlungsdaten, bei Gruppenreisen auch Gesundheitsangaben. Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag ist der Betrieb unzulässig. Ergänzend gelten die nationalen Regeln des BDSG: buchhalterisch relevante Daten bleiben nach Handels- und Steuerrecht länger, Marketingdaten kürzer.

Zuständig sind in Frankfurt am Main der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit und in Hamburg der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Anbieter außerhalb der EU brauchen Standardvertragsklauseln.

Preise, Gebühren und Stornobedingungen müssen vor der Buchung sichtbar sein; darauf weist die Verbraucherzentrale zum Online-Handel hin.

Beispielrechnung: Buchungsgebühr oder Mitarbeiterlizenz

Die Beträge sind angenommene Beispielwerte netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer, keine Anbieterpreise. Ein Veranstalter mit 4.000 Buchungen im Jahr vergleicht zwei Modelle:

Buchungsgebühr oder Mitarbeiterlizenz

1,10Euro je BuchungBuchungsgebühr
6Mitarbeiterlizenz

Bei 4.000 Buchungen ist die Buchungsgebühr günstiger. Ab etwa 5.600 Buchungen im Jahr dreht sich der Vergleich, weil 6.120 Euro geteilt durch 1,10 Euro diesen Wert ergeben. Einmalkosten für Einführung und Schnittstellen kommen hinzu.

Häufige Fragen

Welches System passt für Geschäftsreisen in Frankfurt am Main?

TOUR Online oder TOMAS, weil sie Veranstalterbuchhaltung und Vertrieb an Reisebüros abdecken. Vertraglich gilt der Pauschalreisevertrag nach § 651a BGB.

Was brauche ich für Kreuzfahrten mit Landprogramm in Hamburg?

Versonix Seaware oder Oracle Hospitality Cruise. Reedereibestände kommen oft per Dateiimport, Landprogramme müssen unter derselben Buchungsnummer liegen.

Was kostet ein Buchungssystem?

Die Anbieter rechnen je Buchung, je Nutzer oder mit Grundgebühr und Staffel. Listenpreise werden meist auf Anfrage genannt; rechnen Sie mit dem eigenen Buchungsvolumen.

Brauche ich eine Reisegewerbekarte?

Nur für ein Reisegewerbe ohne feste Betriebsstätte nach § 55 GewO. Mit Betriebssitz genügt die Gewerbeanmeldung.